Como podemos ajudar?

Antes de começar

Utilize um endereço de e-mail a que tenha acesso. A Clearslot envia uma mensagem de verificação durante o registo e utiliza esse endereço para avisos da conta.

O espaço de trabalho pode representar uma pessoa ou uma equipa. Pode alterar mais tarde os membros da equipa e a capacidade disponível para reserva.

Verificar os dados da conta

1. Inicie sessão e abra Definições.
2. Em Conta, introduza o nome mostrado aos colegas e clientes.
3. Escolha o fuso horário utilizado no seu horário.
4. Guarde as definições da conta.

Ligar a conta

1. Abra Definições e encontre Integrações.
2. Selecione Ligar o Google.
3. Escolha a conta Google e autorize o acesso pedido.
4. Volte à Clearslot e confirme que o Google Calendar aparece como ligado.

Escolher o comportamento da sincronização

A leitura dos períodos ocupados bloqueia na Clearslot as faixas horárias que se sobrepõem a eventos ocupados no Google Calendar. A gravação de eventos adiciona as reservas confirmadas da Clearslot ao Google Calendar e mantém sincronizadas as alterações suportadas.

As alterações externas são obtidas quando abre o Calendário e inicia uma sincronização manual. Um calendário ligado não substitui o horário semanal nem as regras de agendamento da Clearslot.

Criar a página

1. Abra Links de reserva no painel.
2. Selecione Novo link de reserva e, depois, Reunião.
3. Introduza um título e uma duração claros.
4. Escolha o horário de disponibilidade que define as horas de funcionamento.
5. Escolha pelo menos um método de reunião e adicione detalhes do local.
6. Guarde o link de reserva.

Partilhe

Na lista Links de reserva, cada página tem a ação Copiar link. Qualquer pessoa com o URL pode abrir a página de reserva pública, a menos que altere a visibilidade para Privada.

Abra o link antes de o enviar. Verifique o título, as faixas horárias disponíveis, o método de reunião, a opção de pagamento e a mensagem de confirmação.

Editar um horário

1. Abra Disponibilidade.
2. Escolha o horário que pretende editar.
3. Em Horário semanal, ative ou desative os dias e defina um ou mais períodos para cada dia disponível.
4. Aguarde a confirmação da gravação automática antes de sair da página.

Utilizar mais de um horário

Crie outro horário quando diferentes links de reserva precisarem de horas diferentes. Por exemplo, as consultas podem utilizar um horário e as aulas outro.

O horário predefinido aplica-se aos links que não indicam outro. Se eliminar um horário, os links que o utilizavam passam a usar o horário predefinido.

Adicionar uma exceção para uma data específica

1. Abra Disponibilidade e selecione Exceções para datas específicas.
2. Selecione Adicionar exceção.
3. Escolha uma ou mais datas.
4. Marque as datas como indisponíveis ou introduza horários personalizados.
5. Escolha se a alteração se aplica a um horário ou a todos os horários.

Rever feriados

A Clearslot utiliza o país definido nas Definições para apresentar os feriados. Os feriados bloqueiam a disponibilidade, salvo se desativar um feriado específico.

Os administradores da equipa também podem gerir as definições de feriados da organização e datas personalizadas da empresa.

Regras disponíveis

• O tempo de intervalo anterior mantém livre o período antes de uma reserva.
• O tempo de intervalo posterior mantém livre o período depois de uma reserva.
• A antecedência mínima impede reservas de última hora.
• A janela de reservas limita a antecedência máxima com que uma pessoa pode reservar.
• Os limites diários e semanais limitam o número de reservas nesses períodos.

Como as regras se combinam

Uma faixa horária só aparece quando respeita o horário semanal, as exceções para datas específicas, os feriados, as regras de agendamento, os conflitos dos calendários ligados, a disponibilidade dos organizadores e a disponibilidade dos recursos necessários.

As alterações aplicam-se aos novos cálculos de disponibilidade. As reservas existentes permanecem no calendário, salvo se as gerir separadamente.

Alterar o que é apresentado

O Calendário pode mostrar as reservas em conjunto com a disponibilidade calculada e os eventos dos calendários externos. Nos espaços de trabalho de equipa, também pode mudar a pessoa apresentada. As empresas que utilizam recursos podem filtrar por recurso.

As camadas do calendário ajudam a perceber por que motivo um período está disponível ou bloqueado. Não alteram o horário subjacente. Utilize Disponibilidade para editar as regras.

Abrir uma reserva

Selecione uma reserva para rever o participante, a hora, o organizador, o local, as respostas, o estado do pagamento e as ações de gestão disponíveis. As reservas por vídeo apresentam uma ação para entrar quando existe um URL de reunião.

Tipos de página disponíveis

• O Convite rápido cria um link de utilização única para uma pessoa e expira depois de ser utilizado.
• A Reunião suporta reuniões individuais, com distribuição rotativa, coletivas e de grupo.
• O serviço permite que o cliente escolha um serviço e um prestador do serviço qualificado.
• A aula publica sessões agendadas com capacidade e lista de espera opcional.
• Espaço representa um recurso físico específico ou um recurso disponível de determinado tipo.

Alterar o tipo

Escolha o tipo de página ao criar o link de reserva. As definições e o fluxo de reserva dependem desse tipo, pelo que deve criar outro link se precisar de um modelo de reserva diferente.

Métodos de reunião

Um link pode disponibilizar o Google Meet, o Zoom, uma chamada telefónica ou uma reunião presencial. Se disponibilizar mais de um método, o participante escolhe no momento da reserva. Ligue o Google ou o Zoom nas Definições antes de utilizar a criação automática de videochamadas.

Para reuniões presenciais, adicione a morada, a sala ou outra indicação e as instruções de chegada. A chamada telefónica requer o número de telefone do participante.

Organizadores e atribuição

Adicione profissionais disponíveis para reserva como organizadores. Os links com distribuição rotativa atribuem um organizador disponível segundo o método escolhido. As reuniões coletivas exigem que todos os organizadores selecionados estejam disponíveis. As reuniões de grupo permitem vários participantes na mesma faixa horária, até ao limite configurado.

Outros controlos

Pode exigir a confirmação do organizador, ativar reservas recorrentes, definir regras de cancelamento e reagendamento, agendar lembretes, recolher respostas personalizadas e personalizar a mensagem de confirmação. Alguns controlos dependem do plano atual.

Criar a lista de serviços

1. Crie ou edite um link de reserva de serviço.
2. Adicione cada serviço com o nome, a duração e as definições de preço apresentadas ao cliente.
3. Escolha os membros da equipa que podem fornecê-lo.
4. Se o serviço precisar de uma sala, cadeira ou outro item partilhado, escolha o tipo de recurso necessário.
5. Reveja a página pública antes de a partilhar.

Como é encontrada uma faixa horária

A Clearslot combina a duração do serviço com a disponibilidade do profissional, os conflitos dos calendários externos, os tempos de intervalo, os limites e a disponibilidade dos recursos. Se estiverem disponíveis vários recursos do tipo necessário, a Clearslot pode atribuir um no momento da reserva.

Configurar a aula

A página da aula contém o título partilhado, a descrição, as definições de pagamento, os instrutores e a sala ou recurso opcional. As sessões fornecem as datas, horários e capacidade que as pessoas podem reservar.

Aulas recorrentes

Um modelo de aula recorrente cria sessões futuras a partir do dia da semana, da hora, da data de início e de uma data de fim opcional. Também pode adicionar uma sessão avulsa. O cancelamento de uma sessão marca essa ocorrência como cancelada e mantém os registos das reservas existentes.

Partilhe o URL

Utilize o link Copiar da lista Links de reserva ou da página de edição. Teste o URL público numa janela privada do navegador se quiser ver a página tal como um novo visitante.

Incorporar num site

A página de edição fornece o código necessário para incorporar uma página de reserva noutro site. A incorporação apresenta a experiência de reserva pública e não expõe o painel da Clearslot.

Acompanhar um canal

Ative o acompanhamento de canais nas Definições e crie links de canal globais ou específicos de cada evento. Utilize um URL de canal separado para cada origem que pretenda identificar, como uma newsletter ou um perfil numa rede social.

Escolha a visualização correta

• Reservas apresenta os registos e permite filtrar por data futura ou anterior e por estado.
• Hoje mostra as reservas recentes, os pagamentos e a atividade do sistema, bem como os próximos eventos.
• O Calendário apresenta as reservas por mês, semana ou dia.
• Análises resume a atividade de reserva nos planos que incluem esta funcionalidade.

Pesquisar

A pesquisa de Reservas aceita nomes de participantes, endereços de e-mail e texto do evento. Limpe a pesquisa ou os filtros se uma reserva conhecida não aparecer.

Ações disponíveis

Uma reserva que exige confirmação pode ser aprovada ou recusada. Pode cancelar ou reagendar reservas confirmadas. Quando os controlos correspondentes estão disponíveis, pode marcar reuniões anteriores como concluídas ou como faltas de comparência.

Para um pagamento presencial, um gestor pode marcar o montante como pago ou não pago. O estado dos pagamentos e reembolsos online é obtido através da Stripe.

O que acontece após uma alteração

A Clearslot regista a alteração e envia o e-mail transacional correspondente. Quando a gravação no calendário está ativa, as alterações suportadas também são aplicadas ao evento do calendário externo. O cancelamento de reservas pagas segue as regras da reserva e de reembolso.

Acesso de participantes

A página de gestão contém dados da reserva e do contacto, pelo que deve tratar o URL como privado. O participante não precisa de uma conta Clearslot para a utilizar.

Se a política permitir, o participante poderá cancelar ou escolher um novo horário. Uma reserva a aguardar confirmação do organizador mostra esse estado até que o organizador responda.

Registos de contacto

A página Contactos apresenta o nome, o e-mail, o número de telefone quando recolhido, o número de reservas e a reserva mais recente. A pesquisa restringe a lista através dos dados de contacto.

As notas sobre um contacto destinam-se ao seu espaço de trabalho. Não aparecem na página de reserva pública nem são enviadas ao participante.

Exportações

Exportar CSV transfere os dados de contacto atuais para utilização fora da Clearslot. Trate os ficheiros exportados como dados dos clientes e guarde-os de forma adequada.

Enviar um convite

1. Abra a Organização e selecione Membros.
2. Introduza o endereço de e-mail da pessoa.
3. Escolha Administrador ou Membro.
4. Envie o convite.
5. Reenvie ou revogue-o de Convites pendentes, se necessário.

Funções

O proprietário controla o espaço de trabalho e pode transferir a propriedade. Os administradores podem gerir as definições e os membros da organização. Os membros usam os recursos de agendamento permitidos pelas permissões do espaço de trabalho.

Não remova nem despromova o último administrador antes de outro membro poder assumir essa responsabilidade.

Grupos

Crie um grupo para um departamento, região ou outra unidade operacional, adicione membros e escolha os administradores do grupo. Os grupos facilitam a administração do âmbito, mas não criam disponibilidade para reservas.

Eventos geridos

Um modelo de evento gerido dá aos membros atribuídos a mesma configuração do link de reserva. Esses membros não podem alterar os campos bloqueados. Utilize esta opção quando uma equipa precisar de títulos, durações, métodos ou políticas consistentes.

Crie o inventário

1. Abra Espaços e recursos.
2. Crie tipos como Sala de tratamento ou Campo de ténis.
3. Adicione cada recurso físico e atribua-lhe o tipo correspondente.
4. Ative o recurso e adicione uma descrição, se for útil para a equipa.
5. Escolha Sempre disponível ou adicione um horário semanal personalizado e exceções.

Comportamento de reserva

Quando um serviço exige um tipo de recurso, a faixa horária só fica disponível se existir pelo menos um recurso ativo desse tipo. Se houver vários recursos adequados disponíveis, a Clearslot dá prioridade aos que têm um número de ordem inferior.

As regras de agendamento dos recursos podem incluir tempos de intervalo, antecedência mínima, limites e uma janela de reservas próprios.

Crie o formulário

1. Abra Formulários de encaminhamento e selecione Novo formulário.
2. Adicione um título, uma descrição e um segmento de URL.
3. Adicione campos e opções de seleção quando necessário.
4. Marque os campos necessários como obrigatórios.
5. Ative o formulário e copie o link público.

Ordem dos campos

Mova os campos para cima ou para baixo para controlar a ordem apresentada aos visitantes. Utilize rótulos simples que indiquem claramente a resposta esperada, sem depender do texto indicativo do campo.

Adicionar uma regra

1. Escolha um campo e um operador para a primeira condição.
2. Introduza ou selecione o valor correspondente.
3. Adicione mais condições, se necessário, e escolha se todas ou apenas uma têm de corresponder.
4. Escolha o link de reserva, o URL externo ou a mensagem personalizada utilizada nesse resultado.
5. Defina um destino predefinido para as respostas sem correspondência.

Teste os caminhos

Abra o formulário público e envie um conjunto de respostas para cada regra, além de outro que utilize o destino predefinido. Um formulário de encaminhamento qualifica e encaminha os visitantes; só é criada uma reserva quando o visitante conclui a página de reserva de destino.

Concluir a ligação

1. Abra as Definições e aceda a Pagamentos Stripe.
2. Selecione Ligar a Stripe ou Concluir configuração.
3. Forneça os dados da empresa e das transferências solicitados pela Stripe.
4. Volte à Clearslot e confirme que a conta está ativa.

O que a ligação faz

Uma ligação ativa permite que os links de reserva elegíveis recebam pagamentos online. A Stripe gere a conta de pagamentos e as transferências. A Clearslot regista o estado do pagamento da reserva e pede os reembolsos permitidos pelas regras da reserva.

As comissões de processamento da Stripe são independentes dos preços da Clearslot. A Clearslot não cobra comissão de reserva.

Modos de pagamento

• Sem pagamento permite que o cliente reserve sem qualquer montante a pagar.
• O pagamento online exige o pagamento através da Stripe antes de a reserva ser confirmada.
• Pagar no local regista o montante a cobrar no momento da marcação.
• A escolha do cliente permite optar entre o pagamento online e o pagamento no local.

Preço e moeda

Defina o valor e uma moeda de apresentação suportada no link de reserva. Depois de guardar, verifique a página pública para confirmar que o preço e as opções de pagamento estão claros antes de o cliente escolher uma faixa horária.

Capacidade gratuita e paga

O plano gratuito inclui um link de reserva ativo. A capacidade paga depende dos profissionais disponíveis para reserva e dos recursos físicos reserváveis ativos no espaço de trabalho. A calculadora pública pode estimar o total mensal antes de alterar o plano.

Portal de faturação

Quando o espaço de trabalho tem um perfil de faturação na Stripe, os controlos de faturação podem abrir o portal alojado para gerir os métodos de pagamento, as faturas e a subscrição. A Clearslot apresenta um aviso nas Definições quando um pagamento da subscrição requer atenção.

Alterar o endereço de e-mail

1. Abra as Definições e localize a secção do e-mail de início de sessão.
2. Introduza o novo endereço de e-mail e solicite um código de confirmação.
3. Introduza o código de seis dígitos enviado para o novo endereço.
4. Utilize o novo endereço da próxima vez que iniciar sessão.

Alterar a palavra-passe

Introduza a palavra-passe atual e uma nova palavra-passe em Palavra-passe e segurança. A alteração da palavra-passe termina as outras sessões ativas. Se a conta for gerida por um fornecedor de identidade externo, poderá ter de alterar algumas credenciais junto desse fornecedor.

Utilizar o Zoom num link de reserva

1. Ligue o Zoom nas Definições.
2. Crie ou edite um link de reserva de reunião.
3. Em Como será a reunião, selecione Zoom.
4. Guarde o link e faça uma reserva de teste.

Desligar

Desligar o Zoom impede a Clearslot de criar novas reuniões no Zoom. Reveja os links de reserva que ainda oferecem esta opção e escolha outro método de reunião antes de voltar a partilhá-los.

Mantenha a página pública reconhecível

Utilize o nome da empresa e as definições visuais que os clientes já conhecem. Pré-visualize mais de um link de reserva, porque os títulos, serviços, aulas e dados da localização podem alterar o espaço disponível em redor dos elementos da marca.

Os controlos de imagem de marca dependem do plano atual. A página Definições assinala os controlos que exigem um plano pago.