Vad kan vi hjälpa dig med?

Innan du börjar

Använd en e-postadress som du kommer åt. Clearslot skickar ett verifieringsmejl när du registrerar dig och använder adressen för kontomeddelanden.

Arbetsytan kan användas av en person eller ett team. Du kan ändra teammedlemmar och bokningskapacitet senare.

Kontrollera kontouppgifterna

1. Logga in och öppna Inställningar.
2. Ange under Konto det namn som kollegor och kunder ska se.
3. Välj tidszonen som ska användas för ditt schema.
4. Spara kontoinställningarna.

Anslut kontot

1. Öppna Inställningar och leta upp Integrationer.
2. Välj Anslut Google.
3. Välj Google-konto och godkänn den begärda åtkomsten.
4. Gå tillbaka till Clearslot och kontrollera att Google Calendar visas som ansluten.

Välj hur synkroniseringen ska fungera

Alternativet Använd som källa för upptagna tider blockerar tider i Clearslot som överlappar upptagna händelser i Google Calendar. Skriv bokningshändelser lägger till bekräftade Clearslot-bokningar i Google Calendar och synkroniserar ändringar som stöds.

Externa ändringar hämtas när du öppnar Kalender eller startar en manuell synkronisering. En ansluten kalender ersätter inte dina veckovisa bokningstider eller schemaläggningsregler i Clearslot.

Skapa sidan

1. Öppna Bokningslänkar på kontrollpanelen.
2. Välj Ny bokningslänk och sedan Möte.
3. Ange en tydlig titel och längd.
4. Välj det tillgänglighetsschema som styr de lediga tiderna.
5. Välj minst ett mötessätt och lägg till platsuppgifter om det behövs.
6. Spara bokningslänken.

Dela länken

I listan Bokningslänkar finns åtgärden Kopiera länk för varje sida. Alla som har webbadressen kan öppna den offentliga bokningssidan, såvida du inte har ändrat synligheten till privat.

Öppna länken själv innan du skickar den. Kontrollera titel, lediga tider, mötessätt, betalningsalternativ och bekräftelsemeddelande.

Redigera ett schema

1. Öppna Tillgänglighet.
2. Välj schemat du vill redigera.
3. Slå på eller av arbetsdagar under Veckovisa bokningstider och ange ett eller flera tidsblock för varje öppen dag.
4. Vänta tills du ser bekräftelsen på att ändringen har sparats automatiskt innan du lämnar sidan.

Använd flera scheman

Skapa ett nytt schema när bokningslänkar behöver olika tider. Konsultationer kan till exempel använda ett schema och gruppass ett annat.

Standardschemat används för länkar som inte har något annat angivet schema. Om du tar bort ett schema återgår länkarna som använde det till standardschemat.

Lägg till ett datumundantag

1. Öppna Tillgänglighet och välj Undantag för ett visst datum.
2. Välj Lägg till undantag.
3. Välj ett eller flera datum.
4. Markera dem som otillgängliga eller ange egna tider.
5. Välj om ändringen ska gälla ett schema eller alla scheman.

Granska helgdagar

Clearslot visar allmänna helgdagar utifrån landet i dina inställningar. Helgdagar blockerar tillgängligheten om du inte stänger av en viss helgdag.

Teamadministratörer kan också hantera organisationens helgdagsinställningar och egna företagsdatum.

Tillgängliga regler

• Buffert före håller tid ledig före en bokning.
• Buffert efter håller tid ledig efter en bokning.
• Minsta framförhållning stoppar bokningar med kort varsel.
• Bokningsfönstret begränsar hur långt fram i tiden någon kan boka.
• Dags- och veckogränser begränsar antalet bokningar under respektive period.

Så samverkar reglerna

En tid visas bara om den ryms inom veckovisa bokningstider, datumundantag, helgdagsinställningar och schemaläggningsregler. Den får inte heller krocka med en ansluten kalender eller värdens tillgänglighet, och eventuella resurser måste vara lediga.

Ändringarna gäller nya beräkningar av tillgänglighet. Befintliga bokningar ligger kvar i kalendern tills du hanterar dem separat.

Ändra vad som visas

Arbetsytan Kalender kan visa dina bokningar tillsammans med beräknad tillgänglighet och externa kalenderhändelser. I teamarbetsytor kan du även byta person, och verksamheter som använder resurser kan filtrera efter resurs.

Kalenderlagren hjälper dig att se varför en period är ledig eller blockerad. De ändrar inte själva schemat. Redigera reglerna under Tillgänglighet.

Öppna en bokning

Välj en bokning för att granska deltagare, tid, värd, plats, svar, betalningsstatus och tillgängliga åtgärder. För videobokningar visas en anslutningsknapp när det finns en möteslänk.

Tillgängliga sidtyper

• Snabbinbjudan skapar en engångslänk för en person och upphör att gälla när den har använts.
• Möte stöder enskilda möten, turordningsfördelning, gemensamma möten och gruppmöten.
• Tjänst låter kunden välja en tjänst och en behörig tjänsteleverantör.
• Gruppass publicerar schemalagda kurstillfällen med kapacitet och valfri väntelista.
• Med sidtypen Lokal eller anläggning kan kunden boka en bestämd resurs eller en ledig resurs av en viss resurstyp.

Byta typ

Välj sidtyp när du skapar bokningslänken. Inställningarna och bokningsflödet beror på typen, så skapa en ny länk om du behöver en annan bokningsmodell.

Mötessätt

En länk kan erbjuda Google Meet, Zoom, telefonsamtal eller möte på plats. Om du erbjuder flera alternativ väljer deltagaren vid bokningen. Anslut Google eller Zoom under Inställningar innan du räknar med att videomöten skapas automatiskt.

För möten på plats anger du adress, rum eller svit och ankomstinstruktioner. Telefonsamtal kräver deltagarens telefonnummer.

Värdar och fördelning

Lägg till medlemmar i arbetsytan som värdar. Länkar med turordningsfördelning tilldelar en ledig värd enligt den valda rotationsmetoden. Gemensamma möten kräver att alla valda värdar är lediga samtidigt. Gruppmöten låter flera deltagare boka samma tid upp till den angivna gränsen.

Övriga inställningar

Du kan kräva värdens bekräftelse, aktivera återkommande bokning, ange regler för avbokning och ombokning, schemalägga påminnelser, samla in egna svar och anpassa bekräftelsetexten. Vissa inställningar beror på ditt abonnemang.

Skapa tjänstelistan

1. Skapa eller redigera en bokningslänk av typen Tjänst.
2. Lägg till varje tjänst med namn som kunden ser, längd och prisinställningar.
3. Välj teammedlemmarna som får utföra tjänsten.
4. Välj den nödvändiga resurstypen om tjänsten kräver ett rum, en stol eller någon annan delad resurs.
5. Granska den offentliga sidan innan du delar den.

Så hittas en ledig tid

Clearslot kombinerar tjänstens längd med tjänsteleverantörens tillgänglighet, externa kalenderkonflikter, buffertar, gränser och resurstillgänglighet. Om flera resurser av rätt typ är lediga kan Clearslot tilldela en av dem vid bokningen.

Konfigurera gruppasset

Sidan för gruppass innehåller gemensam titel, beskrivning, betalningsinställningar, instruktörer och valfritt rum eller resurs. Kurstillfällena anger datum, tider och kapacitet som deltagarna kan boka.

Återkommande gruppass

En mall för återkommande gruppass skapar framtida kurstillfällen utifrån veckodag, tid, startdatum och valfritt slutdatum. Du kan också lägga till ett enstaka kurstillfälle. Om du ställer in ett kurstillfälle markeras just det tillfället som inställt, medan befintliga bokningsposter sparas.

Dela webbadressen

Använd Kopiera länk i listan Bokningslänkar eller på redigeringssidan. Testa den offentliga webbadressen i ett privat webbläsarfönster om du vill se samma läge som en ny besökare.

Bädda in på en webbplats

På redigeringssidan finns informationen du behöver för att lägga en bokningssida på en annan webbplats. Inbäddningen visar den offentliga bokningssidan men ger inte åtkomst till Clearslots kontrollpanel.

Spåra en kanal

Aktivera kanalspårning under Inställningar och skapa sedan globala eller evenemangsspecifika kanallänkar. Använd en separat kanaladress för varje källa du vill identifiera, till exempel ett nyhetsbrev eller en profil i sociala medier.

Välj rätt vy

• Bokningar visar poster och kan filtrera efter kommande eller tidigare bokningar och efter status.
• I dag visar senaste boknings-, betalnings- och systemaktivitet samt det som står på tur.
• Kalender placerar bokningar i en månads-, vecko- eller dagsvy.
• Analys sammanfattar bokningsaktiviteten för abonnemang där funktionen ingår.

Sök

Sökningen under Bokningar hittar text i deltagarnamn, e-postadresser och evenemang. Rensa sökningen eller filtren om en bokning som du känner till inte visas.

Tillgängliga åtgärder

En bokning som kräver bekräftelse kan godkännas eller avvisas. Bekräftade bokningar kan avbokas eller flyttas genom ombokningsflödet. Besök som har passerat kan markeras som slutförda eller uteblivna när de kontrollerna är tillgängliga.

Vid betalning på plats kan en ansvarig markera saldot som betalt eller obetalt. Status för onlinebetalningar och återbetalningar kommer från Stripe.

Det här händer efter en ändring

Clearslot registrerar ändringen och skickar rätt transaktionsmejl. När kalenderöverföring är aktiverad förs ändringar som stöds också över till tjänsteleverantörens kalenderhändelse. Hur en avbokning av en betald bokning hanteras styrs av reglerna för bokning och återbetalning.

Deltagarens åtkomst

Hanteringssidan innehåller boknings- och kontaktuppgifter, så webbadressen ska behandlas som privat. Deltagaren behöver inget Clearslot-konto för att använda den.

Om reglerna tillåter det kan deltagaren avboka eller välja en ny tid. För en bokning som väntar på värdens bekräftelse visas den statusen tills värden svarar.

Kontaktposter

Sidan Kontakter visar namn, e-postadress, telefonnummer när det har samlats in, antal bokningar och senaste bokning. Sökningen begränsar listan utifrån kontaktuppgifter.

Anteckningar om en kontakt tillhör din arbetsyta. De visas inte på den offentliga bokningssidan och skickas inte till deltagaren.

Exporter

Exportera CSV hämtar aktuella kontaktdata för användning utanför Clearslot. Behandla exporterade filer som kunddata och lagra dem därefter.

Skicka en inbjudan

1. Öppna Organisation och välj Medlemmar.
2. Ange personens e-postadress.
3. Välj Administratör eller Medlem.
4. Skicka inbjudan.
5. Skicka den igen eller återkalla den under Väntande inbjudningar om det behövs.

Roller

Ägaren styr arbetsytan och kan överföra ägarskapet. Administratörer kan hantera organisationsinställningar och medlemmar. Medlemmar använder de schemaläggningsfunktioner som arbetsytans behörigheter tillåter.

Ta inte bort eller nedgradera den sista administratören förrän en annan medlem kan ta över ansvaret.

Grupper

Skapa en grupp för en avdelning, region eller annan verksamhetsenhet. Lägg sedan till medlemmar och utse eventuella gruppadministratörer. Grupper avgränsar administrationen, men skapar inte själva några bokningsbara tider.

Hanterade evenemang

En mall för hanterade evenemang ger tilldelade medlemmar samma inställningar för bokningslänken. De medlemmarna kan inte ändra låsta fält. Använd funktionen när teamet behöver enhetliga titlar, längder, metoder eller policyer.

Skapa resurslistan

1. Öppna Lokaler och resurser.
2. Skapa typer som Behandlingsrum eller Tennisbana.
3. Lägg till varje enskild resurs och tilldela den en resurstyp.
4. Aktivera resursen och lägg till en beskrivning om personalen behöver den.
5. Välj Alltid tillgänglig eller lägg till egna veckotider och undantag.

Så fungerar bokningen

När en tjänst kräver en resurstyp är tiden bara tillgänglig om minst en aktiv resurs av den typen är ledig. Lägre nummer i sorteringsordningen prioriteras när flera lämpliga resurser är lediga.

Schemaläggningsregler för resurser kan lägga till egna buffertar, framförhållning, gränser och bokningsfönster.

Bygg formuläret

1. Öppna Routningsformulär och välj Nytt formulär.
2. Lägg till titel, beskrivning och URL-slug.
3. Lägg till fält och svarsalternativ där de behövs.
4. Markera de nödvändiga fälten som obligatoriska.
5. Aktivera formuläret och kopiera den offentliga länken.

Fältordning

Flytta fälten uppåt eller nedåt för att styra ordningen som besökarna ser dem i. Använd tydliga etiketter som visar vilket svar som förväntas utan att vara beroende av platshållartext.

Lägg till en regel

1. Välj fält och operator för det första villkoret.
2. Ange eller välj värdet som ska matchas.
3. Lägg till fler villkor vid behov och välj om alla villkor eller bara något av dem måste matcha.
4. Välj bokningslänken, den externa webbadressen eller det egna meddelandet som ska användas för resultatet.
5. Ange ett standardmål för alla svar som inte matchar.

Testa flödena

Öppna det offentliga formuläret och skicka in en svarskombination för varje regel samt en som når standardmålet. Ett routningsformulär bedömer svaren och skickar besökaren vidare. Det skapar ingen bokning förrän besökaren slutför bokningssidan som formuläret leder till.

Slutför anslutningen

1. Öppna Inställningar och gå till Stripe-betalningar.
2. Välj Anslut Stripe eller Slutför konfigurationen.
3. Ange företags- och utbetalningsuppgifterna som Stripe begär.
4. Gå tillbaka till Clearslot och bekräfta att kontot är aktivt.

Det här gör anslutningen

Med en aktiv anslutning kan behöriga bokningslänkar ta emot onlinebetalning. Stripe hanterar betalningen och utbetalningskontot. Clearslot registrerar bokningens betalningsstatus och begär återbetalningar som stöds när bokningsreglerna kräver det.

Stripes transaktionsavgifter är separata från Clearslots priser. Clearslot tar ingen bokningsprovision.

Betalningssätt

• Med Ingen betalning kan kunden boka utan att en betalning registreras.
• Betala online kräver betalning med Stripe innan bokningen bekräftas.
• Betala på plats registrerar beloppet som ska tas emot vid besöket.
• Kunden väljer låter kunden välja mellan onlinebetalning och betalning på plats.

Pris och valuta

Ange beloppet och välj en valuta som stöds för bokningslänken. Kontrollera den offentliga sidan när du har sparat, så att priset och betalningsalternativen är tydliga innan kunden väljer en tid.

Kostnadsfri och betald kapacitet

Gratisabonnemanget innehåller en aktiv bokningslänk. Kapacitetsbaserad prissättning utgår från bokningsbara personer och bokningsbara objekt i arbetsytan. Den offentliga priskalkylatorn kan uppskatta månadskostnaden innan du ändrar abonnemanget.

Faktureringsportal

När arbetsytan är kopplad till en Stripe-kund för fakturering kan du öppna Stripes portal från faktureringsinställningarna och hantera de betalningssätt, fakturor och abonnemang som stöds. Clearslot visar en varning under Inställningar när en abonnemangsbetalning kräver åtgärd.

Ändra e-postadressen

1. Öppna Inställningar och leta upp avsnittet för e-postadress vid inloggning.
2. Ange den nya e-postadressen och begär en bekräftelsekod.
3. Ange den sexsiffriga koden som skickades till den nya adressen.
4. Använd den nya adressen nästa gång du loggar in.

Ändra lösenordet

Ange nuvarande och nytt lösenord under Lösenord och säkerhet. När du ändrar lösenordet avslutas andra aktiva inloggningar. Om kontot hanteras av en extern identitetsleverantör kan vissa inloggningsuppgifter behöva ändras hos den leverantören.

Använd Zoom på en bokningslänk

1. Anslut Zoom under Inställningar.
2. Skapa eller redigera en bokningslänk av typen Möte.
3. Välj Zoom under Så träffas ni.
4. Spara länken och gör en testbokning.

Koppla från

När du kopplar från Zoom slutar Clearslot skapa nya Zoom-möten. Granska bokningslänkar som fortfarande erbjuder Zoom och välj ett annat mötessätt innan du delar dem igen.

Gör den offentliga sidan lätt att känna igen

Använd företagsnamnet och de visuella inställningar som kunderna redan känner igen. Förhandsgranska flera bokningslänkar eftersom titlar, tjänster, gruppass och platsuppgifter påverkar hur mycket innehåll som visas runt varumärket.

Varumärkesinställningarna beror på aktuellt abonnemang. Sidan Inställningar markerar funktioner för profilering som kräver ett betalabonnemang.