Wie können wir helfen?

Bevor Sie beginnen

Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, auf die Sie zugreifen können. Clearslot sendet während der Anmeldung eine Bestätigungsnachricht und verwendet die Adresse für Kontobenachrichtigungen.

Ihr Arbeitsbereich kann eine Person oder ein Team repräsentieren. Teamzugehörigkeit und Buchungskapazität können später geändert werden.

Überprüfen Sie die Kontodaten

1. Melden Sie sich an und öffnen Sie die Einstellungen.
2. Geben Sie unter Konto den Namen ein, der Kollegen und Kunden angezeigt wird.
3. Wählen Sie die Zeitzone aus, die für Ihren Zeitplan verwendet wird.
4. Speichern Sie die Kontoeinstellungen.

Verbinden Sie das Konto

1. Öffnen Sie Einstellungen und suchen Sie nach Integrationen.
2. Wählen Sie „Google verbinden“.
3. Wählen Sie das Google-Konto und genehmigen Sie den angeforderten Zugriff.
4. Kehren Sie zu Clearslot zurück und bestätigen Sie, dass Google Calendar als verbunden markiert ist.

Wählen Sie das Synchronisierungsverhalten

Wenn Sie Google Calendar als Quelle für belegte Zeiten verwenden, bietet Clearslot keine Zeitfenster an, die sich mit dortigen Terminen überschneiden. Mit „Buchungen in den Kalender eintragen“ werden bestätigte Clearslot-Buchungen in Google Calendar angelegt und unterstützte Änderungen synchronisiert.

Externe Änderungen werden übernommen, wenn Sie den Kalender öffnen und eine manuelle Synchronisierung durchführen. Ein verbundener Kalender ersetzt nicht Ihre wöchentlichen Clearslot-Stunden oder Planungsregeln.

Erstellen Sie die Seite

1. Öffnen Sie in der Übersicht den Bereich Buchungslinks.
2. Wählen Sie „Neuer Buchungslink“ und dann „Termin“.
3. Geben Sie einen eindeutigen Titel und eine eindeutige Dauer ein.
4. Wählen Sie den Verfügbarkeitsplan, der die Öffnungszeiten steuert.
5. Wählen Sie mindestens eine Terminart und fügen Sie etwaige Standortdetails hinzu.
6. Speichern Sie den Buchungslink.

Link teilen

Die Liste „Buchungslinks“ verfügt für jede Seite über die Aktion „Link kopieren“. Jeder mit dieser URL kann die öffentliche Buchungsseite öffnen, es sei denn, Sie haben die Sichtbarkeit auf „Privat“ geändert.

Öffnen Sie den Link selbst, bevor Sie ihn senden. Prüfen Sie Titel, verfügbare Zeiten, Terminart, Zahlungsart und Bestätigungsnachricht.

Bearbeiten Sie einen Zeitplan

1. Öffnen Sie Verfügbarkeit.
2. Wählen Sie den Zeitplan aus, den Sie bearbeiten möchten.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter „Wöchentliche Verfügbarkeit“ die gewünschten Wochentage und legen Sie für jeden aktiven Tag einen oder mehrere Zeitblöcke fest.
4. Warten Sie auf die automatisch gespeicherte Bestätigung, bevor Sie die Seite verlassen.

Verwenden Sie mehr als einen Zeitplan

Erstellen Sie einen anderen Zeitplan, wenn unterschiedliche Buchungslinks unterschiedliche Öffnungszeiten erfordern. Beispielsweise kann für Beratungen ein Zeitplan verwendet werden, während für Kurse ein anderer verwendet wird.

Für Links, denen kein anderer Verfügbarkeitsplan zugewiesen ist, gilt der Standardplan. Wenn Sie einen Plan löschen, greifen die betroffenen Links auf den Standardplan zurück.

Fügen Sie eine Ausnahme für ein bestimmtes Datum hinzu

1. Öffnen Sie „Verfügbarkeit“ und wählen Sie „Ausnahmen für bestimmte Daten“ aus.
2. Wählen Sie „Ausnahme hinzufügen“ aus.
3. Wählen Sie ein oder mehrere Daten.
4. Markieren Sie sie als nicht verfügbar oder geben Sie benutzerdefinierte Öffnungszeiten ein.
5. Wählen Sie, ob die Änderung für einen Zeitplan oder alle Zeitpläne gilt.

Überprüfen Sie die Feiertage

Clearslot verwendet das Land in Ihren Einstellungen, um Feiertage aufzulisten. Feiertage blockieren die Verfügbarkeit, es sei denn, Sie deaktivieren einen einzelnen Feiertag.

Teamadministratoren können auch Feiertagseinstellungen der Organisation und benutzerdefinierte Firmentermine verwalten.

Verfügbare Regeln

• Ein Puffer vorher hält Zeit vor einer Buchung frei.
• Ein Puffer nachher hält Zeit nach einer Buchung frei.
• Die Mindestvorlaufzeit verhindert kurzfristige Buchungen.
• Der Buchungszeitraum begrenzt, wie weit in die Zukunft eine Person buchen kann.
• Tages- und Wochenlimits begrenzen die Anzahl der Buchungen in diesen Zeiträumen.

Wie die Regeln kombiniert werden

Ein Zeitfenster wird nur angezeigt, wenn es mit der wöchentlichen Verfügbarkeit, den Ausnahmen für bestimmte Daten, Feiertagseinstellungen, Planungsregeln, Konflikten im verbundenen Kalender, der Verfügbarkeit der Organisatoren und aller erforderlichen Ressourcen vereinbar ist.

Änderungen gelten für neue Verfügbarkeitsberechnungen. Bestehende Buchungen bleiben im Kalender, sofern Sie sie nicht separat verwalten.

Ändern Sie, was Sie sehen

Der Kalenderarbeitsbereich kann Ihre Buchungen zusammen mit der berechneten Verfügbarkeit und externen Kalenderereignissen anzeigen. Teamarbeitsbereiche können auch die angezeigte Person wechseln und ressourcenbasierte Unternehmen können nach Ressource filtern.

Kalenderebenen helfen zu erklären, warum ein Zeitraum offen oder gesperrt ist. Sie ändern nicht den zugrunde liegenden Zeitplan. Verwenden Sie Verfügbarkeit, um die Regeln zu bearbeiten.

Öffnen Sie eine Buchung

Wählen Sie eine Buchung aus, um Gast, Zeit, Organisator, Ort, Antworten, Zahlungsstatus und verfügbare Verwaltungsaktionen zu prüfen. Bei Videobuchungen wird eine Option zum Beitreten angezeigt, wenn eine Termin-URL vorhanden ist.

Verfügbare Seitentypen

• Mit der Schnelleinladung wird ein einmaliger Link für eine Person erstellt, der nach der Verwendung abläuft.
• Termine unterstützen Einzeltermine, Reihum-Zuweisung, gemeinsame Termine und Gruppentermine.
• Mit „Dienstleistung“ kann eine Kundin oder ein Kunde eine Dienstleistung und einen geeigneten Dienstleister auswählen.
• Kurse veröffentlichen geplante Kurstermine mit Kapazität und optionaler Warteliste.
• Anlagen und Räume können als konkretes Objekt oder als verfügbares Objekt eines Typs gebucht werden.

Seitentyp ändern

Wählen Sie den Seitentyp aus, wenn Sie den Buchungslink erstellen. Die Einstellungen und der Buchungsablauf hängen von diesem Typ ab. Erstellen Sie daher einen weiteren Link, wenn Sie ein anderes Buchungsmodell benötigen.

Terminarten

Ein Link kann Google Meet, Zoom, einen Telefonanruf oder einen Termin vor Ort anbieten. Wenn mehrere Terminarten verfügbar sind, wählt der Gast bei der Buchung aus. Verbinden Sie Google oder Zoom in den Einstellungen, bevor Sie Videokonferenzen automatisch erstellen lassen.

Fügen Sie bei einem Termin vor Ort Adresse, Raum oder Etage sowie Anreisehinweise hinzu. Für einen Telefontermin ist die Telefonnummer des Gastes erforderlich.

Organisatoren und Zuweisung

Fügen Sie buchbare Mitglieder des Arbeitsbereichs als Organisatoren hinzu. Links mit Reihum-Zuweisung wählen anhand der festgelegten Rotationsmethode eine verfügbare Person aus. Bei gemeinsamen Terminen müssen alle ausgewählten Organisatoren gleichzeitig verfügbar sein. Bei Gruppenterminen können mehrere Gäste dasselbe Zeitfenster bis zur festgelegten Grenze buchen.

Weitere Einstellungen

Sie können eine Bestätigung des Organisators verlangen, wiederkehrende Buchungen aktivieren, Regeln für Stornierungen und Umbuchungen festlegen, Erinnerungen planen, Antworten auf benutzerdefinierte Fragen erfassen und die Bestätigungsnachricht anpassen. Einige Einstellungen hängen vom aktuellen Tarif ab.

Erstellen Sie die Dienstleistungsliste

1. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Link zur Dienstleistungsbuchung.
2. Fügen Sie jede Dienstleistung mit dem öffentlich sichtbaren Namen, ihrer Dauer und ihren Preiseinstellungen hinzu.
3. Wählen Sie die Teammitglieder aus, die sie erbringen können.
4. Wenn eine Dienstleistung einen Raum, einen Stuhl oder einen anderen gemeinsam genutzten Gegenstand benötigt, wählen Sie den erforderlichen Ressourcentyp aus.
5. Überprüfen Sie die öffentliche Seite, bevor Sie sie teilen.

So findet Clearslot ein Zeitfenster

Clearslot kombiniert die Dauer der Dienstleistung mit der Verfügbarkeit der Dienstleister, externen Kalenderkonflikten, Puffern, Limits und der Ressourcenverfügbarkeit. Sind mehrere Ressourcen des benötigten Typs frei, kann Clearslot bei der Buchung eine davon zuweisen.

Richten Sie den Kurs ein

Die Kursseite enthält den gemeinsamen Titel, die Beschreibung, die Zahlungseinstellungen, die Kursleitungen und den optionalen Raum oder die Ressource. Die Kurstermine legen fest, welche Daten, Zeiten und Kapazitäten buchbar sind.

Wiederkehrende Kurse

Eine Vorlage für wiederkehrende Kurse erstellt künftige Kurstermine anhand von Wochentag, Uhrzeit, Startdatum und optionalem Enddatum. Sie können auch einen einmaligen Kurstermin hinzufügen. Wenn Sie einen Kurstermin stornieren, wird er als storniert markiert; bestehende Buchungsdatensätze bleiben erhalten.

Teilen Sie die URL

Verwenden Sie „Link kopieren“ aus der Liste „Buchungslinks“ oder der Bearbeitungsseite. Testen Sie die öffentliche URL in einem privaten Browserfenster, wenn Sie denselben Status wie ein neuer Besucher sehen möchten.

Auf einer Website einbetten

Auf der Bearbeitungsseite finden Sie die Angaben, mit denen Sie eine Buchungsseite in eine andere Website einbetten können. Die Einbettung zeigt den öffentlichen Buchungsablauf, nicht die Clearslot-Übersicht.

Verfolgen Sie einen Kanal

Aktivieren Sie die Kanalverfolgung in den Einstellungen und erstellen Sie dann globale oder ereignisspezifische Kanallinks. Verwenden Sie für jede Quelle, die Sie identifizieren möchten, beispielsweise einen Newsletter oder ein soziales Profil, eine separate Kanal-URL.

Wählen Sie die richtige Ansicht

• Buchungen listet Datensätze auf und kann nach bevorstehenden, vergangenen oder statusbezogenen Gruppen filtern.
• Heute werden die letzten Buchungen, Zahlungen und Systemaktivitäten sowie die nächsten Schritte angezeigt.
• Der Kalender platziert Buchungen in einer Monats-, Wochen- oder Tagesansicht.
• Analysen fassen die Buchungsaktivität für Tarife zusammen, die diese Funktion enthalten.

Suchen

Die Buchungssuche durchsucht Namen von Gästen, E-Mail-Adressen und Buchungstitel. Setzen Sie Suche oder Filter zurück, wenn eine bekannte Buchung nicht erscheint.

Verfügbare Aktionen

Eine Buchungsanfrage kann genehmigt oder abgelehnt werden. Bestätigte Buchungen können storniert oder umgebucht werden. Nach dem Termin können Sie die Buchung als abgeschlossen oder den Gast als nicht erschienen markieren, sofern diese Aktionen verfügbar sind.

Bei einer Zahlung vor Ort kann ein Manager den Restbetrag als bezahlt oder unbezahlt markieren. Der Online-Zahlungs- und Rückerstattungsstatus stammt von Stripe.

Was passiert nach einer Änderung?

Clearslot zeichnet die Änderung auf und sendet die entsprechende Transaktions-E-Mail. Wenn Kalendereinträge aktiviert sind, werden unterstützte Änderungen auch auf den Eintrag beim Kalenderanbieter übertragen. Das Verhalten bei der Stornierung bezahlter Buchungen richtet sich nach den Buchungs- und Rückerstattungsregeln.

Gastzugang

Die Verwaltungsseite enthält Buchungs- und Kontaktdaten, daher sollte ihre URL als privat behandelt werden. Ein Gast benötigt zur Nutzung kein Clearslot-Konto.

Wenn es die Richtlinien zulassen, kann der Gast stornieren oder einen neuen Zeitpunkt wählen. Bei einer Buchung, die auf die Bestätigung durch den Organisator wartet, wird dieser Status angezeigt, bis der Organisator antwortet.

Kontaktdatensätze

Auf der Seite „Kontakte“ werden der Name, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer zum Zeitpunkt der Erfassung, die Anzahl der Buchungen und die letzte Buchung aufgeführt. Durch die Suche wird die Liste nach Kontaktdaten eingegrenzt.

Notizen zu einem Kontakt gelten für Ihren Arbeitsbereich. Sie werden nicht auf der öffentlichen Buchungsseite angezeigt oder dem Gast zugesandt.

Exporte

„CSV exportieren“ lädt die aktuellen Kontaktdaten zur Verwendung außerhalb von Clearslot herunter. Behandeln Sie exportierte Dateien als Kundendaten und speichern Sie sie entsprechend.

Senden Sie eine Einladung

1. Öffnen Sie Organisation und wählen Sie Mitglieder aus.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
3. Wählen Sie „Administrator“ oder „Mitglied“.
4. Senden Sie die Einladung.
5. Senden Sie die Einladung bei Bedarf erneut oder widerrufen Sie sie unter den ausstehenden Einladungen.

Rollen

Der Eigentümer kontrolliert den Arbeitsbereich und kann das Eigentum übertragen. Administratoren können Organisationseinstellungen und Mitglieder verwalten. Mitglieder nutzen die Planungsfunktionen, die durch die Arbeitsbereichsberechtigungen zulässig sind.

Entfernen Sie den letzten Administrator nicht und stufen Sie seine Rolle nicht herab, bevor ein anderes Mitglied diese Verantwortung übernehmen kann.

Gruppen

Erstellen Sie eine Gruppe für eine Abteilung, Region oder andere Organisationseinheit. Fügen Sie Mitglieder hinzu und wählen Sie bei Bedarf Gruppenadministratoren aus. Gruppen erleichtern die bereichsweise Verwaltung, schaffen aber selbst keine Buchungsverfügbarkeit.

Verwaltete Termine

Eine verwaltete Terminvorlage gibt zugewiesenen Mitgliedern dieselben Buchungslink-Einstellungen vor. Diese Mitglieder können gesperrte Felder nicht ändern. Verwenden Sie die Funktion, wenn ein Team einheitliche Titel, Dauern, Terminarten oder Richtlinien braucht.

Erstellen Sie das Inventar

1. Öffnen Sie Räume und Ressourcen.
2. Erstellen Sie Typen wie Behandlungsraum oder Tennisplatz.
3. Fügen Sie jede reale Ressource hinzu und weisen Sie ihren Typ zu.
4. Aktivieren Sie die Ressource und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
5. Wählen Sie „Immer verfügbar“ oder fügen Sie benutzerdefinierte wöchentliche Öffnungszeiten und Ausnahmen hinzu.

Buchungsverhalten

Wenn eine Dienstleistung einen Ressourcentyp erfordert, ist ein Zeitfenster nur verfügbar, wenn mindestens eine aktive Ressource dieses Typs frei ist. Bei mehreren geeigneten Ressourcen wird die Ressource mit der niedrigeren Sortierreihenfolge bevorzugt.

Für Ressourcen können eigene Puffer, Mindestvorlaufzeiten, Limits und Buchungszeiträume gelten.

Erstellen Sie das Formular

1. Öffnen Sie Routing-Formulare und wählen Sie Neues Formular aus.
2. Fügen Sie einen Titel, eine Beschreibung und einen URL-Slug hinzu.
3. Fügen Sie bei Bedarf Felder und Auswahloptionen hinzu.
4. Kennzeichnen Sie die benötigten Felder als erforderlich.
5. Aktivieren Sie das Formular und kopieren Sie seinen öffentlichen Link.

Feldreihenfolge

Verschieben Sie Felder nach oben oder unten, um ihre Reihenfolge im öffentlichen Formular festzulegen. Verwenden Sie klare Beschriftungen, die die erwartete Antwort ohne Platzhaltertext verständlich machen.

Fügen Sie eine Regel hinzu

1. Wählen Sie ein Feld und einen Operator für die erste Bedingung.
2. Geben Sie den Vergleichswert ein oder wählen Sie ihn aus.
3. Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen hinzu und wählen Sie aus, ob alle oder einige zutreffen müssen.
4. Wählen Sie den Buchungslink, die externe URL oder die benutzerdefinierte Nachricht aus, die für dieses Ergebnis verwendet wird.
5. Legen Sie ein Standardziel für jede nicht übereinstimmende Antwort fest.

Testen Sie die Pfade

Öffnen Sie das öffentliche Formular und senden Sie für jede Regel einen passenden Antwortsatz sowie einen für das Standardziel ab. Ein Routing-Formular qualifiziert und leitet Besuchende weiter; eine Buchung entsteht erst, wenn die Zielbuchungsseite ausgefüllt wurde.

Vervollständigen Sie die Verbindung

1. Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie zu Stripe-Zahlungen.
2. Wählen Sie „Stripe verbinden“ oder „Einrichtung abschließen“.
3. Geben Sie die von Stripe angeforderten Geschäfts- und Auszahlungsinformationen an.
4. Kehren Sie zu Clearslot zurück und bestätigen Sie, dass das Konto aktiv ist.

Was die Verbindung bewirkt

Über eine aktive Verbindung können berechtigte Buchungslinks Online-Zahlungen einziehen. Stripe verwaltet das Zahlungs- und Auszahlungskonto. Clearslot zeichnet den Zahlungsstatus der Buchung auf und fordert unterstützte Rückerstattungen an, wenn die Buchungsregeln dies erfordern.

Die Stripe-Bearbeitungsgebühren sind von den Clearslot-Preisen getrennt. Clearslot erhebt keine Buchungsprovision.

Zahlungsarten

• Bei „Keine Zahlung“ entsteht bei der Buchung kein offener Betrag.
• Für die Online-Zahlung ist eine Stripe-Zahlung erforderlich, bevor die Buchung bestätigt wird.
• „Vor Ort bezahlen“ erfasst den beim Termin einzuziehenden Betrag als offen.
• Bei „Kundenauswahl“ entscheiden Kundinnen und Kunden, ob sie online oder vor Ort bezahlen.

Preis und Währung

Legen Sie Betrag und Anzeigewährung im Buchungslink fest. Prüfen Sie nach dem Speichern die öffentliche Seite, damit Preis und Zahlungsarten klar sind, bevor Kundinnen und Kunden ein Zeitfenster auswählen.

Kostenlose und kostenpflichtige Kapazität

Der kostenlose Tarif enthält einen aktiven Buchungslink. Die kostenpflichtige Kapazität basiert auf den buchbaren Personen und buchbaren Objekten im Arbeitsbereich. Mit dem öffentlichen Preisrechner können Sie die monatliche Gesamtsumme vor einem Tarifwechsel berechnen.

Abrechnungsportal

Wenn für den Arbeitsbereich ein Stripe-Abrechnungskonto besteht, können Sie über die Abrechnungseinstellungen das gehostete Portal für unterstützte Zahlungsarten, Rechnungen und Abonnements öffnen. Clearslot zeigt in den Einstellungen eine Warnung an, wenn bei einer Abonnementzahlung Handlungsbedarf besteht.

Ändern Sie die E-Mail-Adresse

1. Öffnen Sie die Einstellungen und suchen Sie den Abschnitt „Anmelde-E-Mail“.
2. Geben Sie die neue E-Mail-Adresse ein und fordern Sie einen Bestätigungscode an.
3. Geben Sie den sechsstelligen Code ein, der an die neue Adresse gesendet wurde.
4. Verwenden Sie bei der nächsten Anmeldung die neue Adresse.

Ändern Sie das Passwort

Geben Sie unter „Passwort und Sicherheit“ das aktuelle und ein neues Passwort ein. Durch die Änderung werden andere aktive Sitzungen abgemeldet. Wenn ein externer Identitätsanbieter das Konto verwaltet, müssen einige Anmeldedaten möglicherweise dort geändert werden.

Verwenden Sie Zoom auf einem Buchungslink

1. Verbinden Sie Zoom in den Einstellungen.
2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Link zur Terminsbuchung.
3. Wählen Sie unter „Wie Sie sich treffen“ die Option „Zoom“ aus.
4. Speichern Sie den Link und führen Sie eine Testbuchung durch.

Trennen

Nach dem Trennen der Zoom-Verbindung kann Clearslot keine neuen Zoom-Konferenzen erstellen. Prüfen Sie Buchungslinks, die weiterhin Zoom anbieten, und wählen Sie eine andere Terminart, bevor Sie sie erneut teilen.

Machen Sie die öffentliche Seite wiedererkennbar

Verwenden Sie den Firmennamen und die visuellen Einstellungen, die Kunden bereits kennen. Sehen Sie sich mehr als einen Buchungslink in der Vorschau an, da Titel, Dienstleistungen, Kurse und Standortdetails die Menge an Inhalten rund um die Markenelemente verändern können.

Die verfügbaren Einstellungen für den Markenauftritt hängen vom aktuellen Tarif ab. Auf der Einstellungsseite ist gekennzeichnet, welche Optionen einen kostenpflichtigen Markenauftritt erfordern.