Hoe kunnen wij je helpen?

Voordat je begint

Gebruik een e-mailadres waartoe je toegang hebt. Clearslot stuurt tijdens het aanmelden een verificatiebericht en gebruikt dit adres voor accountmeldingen.

Je werkruimte kan één persoon of een team vertegenwoordigen. Teamlidmaatschap en boekingscapaciteit kunnen later worden gewijzigd.

Controleer de accountgegevens

1. Meld je aan en open Instellingen.
2. Vul onder Account de naam in die zichtbaar is voor collega's en klanten.
3. Kies de tijdzone die voor je planning wordt gebruikt.
4. Sla de accountinstellingen op.

Koppel het account

1. Open Instellingen en zoek Integraties.
2. Selecteer Google koppelen.
3. Kies het Google-account en keur de gevraagde toegang goed.
4. Ga terug naar Clearslot en controleer of Google Calendar als Gekoppeld staat.

Kies het synchronisatiegedrag

Als bron voor bezette tijden gebruiken blokkeert Clearslot-tijdsloten die overlappen met bezette afspraken in Google Calendar. Boekingen naar de agenda schrijven voegt bevestigde Clearslot-boekingen toe aan Google Calendar en houdt ondersteunde wijzigingen gesynchroniseerd.

Externe wijzigingen worden opgehaald wanneer je Agenda opent of handmatig synchroniseert. Een gekoppelde agenda vervangt je wekelijkse beschikbaarheid of planningsregels in Clearslot niet.

Maak de pagina

1. Open boekingslinks vanaf het dashboard.
2. Selecteer Nieuwe boekingslink en vervolgens Afspraak.
3. Voer een duidelijke titel en duur in.
4. Kies het beschikbaarheidsschema dat de beschikbare tijden bepaalt.
5. Kies minimaal één manier om af te spreken en voeg eventuele locatiegegevens toe.
6. Bewaar de boekingslink.

Deel het

In de lijst Boekingslinks staat bij elke pagina de actie Link kopiëren. Iedereen met die URL kan de openbare boekingspagina openen, tenzij je de zichtbaarheid op Privé hebt gezet.

Open de link zelf voordat je hem verstuurt. Controleer de titel, beschikbare tijden, manier van afspreken, betaalwijze en het bevestigingsbericht.

Een schema bewerken

1. Open Beschikbaarheid.
2. Kies het schema dat je wilt bewerken.
3. Schakel onder Wekelijkse beschikbaarheid dagen in of uit en stel voor elke beschikbare dag een of meer tijdsblokken in.
4. Wacht op de automatisch opgeslagen bevestiging voordat je de pagina verlaat.

Gebruik meer dan één schema

Maak een ander schema wanneer verschillende boekingslinks verschillende uren nodig hebben. Consultaties kunnen bijvoorbeeld het ene schema gebruiken, terwijl groepslessen een ander schema gebruiken.

Eén schema is als standaard ingesteld en geldt voor links waarvoor je geen ander schema kiest. Als je een schema verwijdert, vallen de links die het gebruiken terug op het standaardschema.

Voeg een uitzondering voor een specifieke datum toe

1. Open Beschikbaarheid en selecteer Uitzonderingen voor specifieke datums.
2. Selecteer Uitzondering toevoegen.
3. Kies één of meerdere data.
4. Markeer ze als niet beschikbaar of voer aangepaste openingstijden in.
5. Kies of de wijziging voor één schema of voor alle schema's geldt.

Feestdagen controleren

Clearslot gebruikt het land in je instellingen om feestdagen te tonen. Feestdagen blokkeren de beschikbaarheid, tenzij je een bepaalde feestdag uitschakelt.

Teambeheerders kunnen ook de feestdageninstellingen van de organisatie en aangepaste bedrijfsdatums beheren.

Planningsregels

• Buffer vóór houdt tijd vrij vóór een boeking.
• Buffer na houdt tijd vrij na een boeking.
• Minimale boekingstermijn stopt last-minute boekingen.
• Het boekingsvenster beperkt hoe ver in de toekomst iemand kan boeken.
• Dagelijkse en wekelijkse limieten beperken het aantal boekingen in die periodes.

Hoe de regels samenwerken

Een tijdslot verschijnt alleen als het past binnen de wekelijkse beschikbaarheid, uitzonderingen voor specifieke datums, feestdagen, planningsregels, conflicten in gekoppelde agenda’s, beschikbaarheid van organisatoren en eventuele vereiste resources.

Wijzigingen gelden voor nieuwe beschikbaarheidsberekeningen. Bestaande boekingen blijven in de agenda staan, tenzij je ze afzonderlijk beheert.

Verander wat je ziet

De Agenda kan boekingen naast berekende beschikbaarheid en afspraken uit externe agenda’s tonen. In teamwerkruimtes kun je tussen personen wisselen. Bedrijven die resources plannen, kunnen op resource filteren.

Agendalagen helpen verklaren waarom een periode beschikbaar of geblokkeerd is. Ze veranderen het onderliggende schema niet. Bewerk de regels onder Beschikbaarheid.

Open een boeking

Selecteer een boeking om de gast, tijd, organisator, locatie, antwoorden, betaalstatus en beschikbare beheeracties te bekijken. Bij videoboekingen staat een deelnameknop zodra er een vergader-URL is.

Beschikbare paginatypen

• Snelle uitnodiging maakt voor één persoon een link die na de boeking vervalt.
• Afspraak ondersteunt één-op-één-afspraken, roulerende toewijzing, gezamenlijke afspraken en groepsafspraken.
• Bij Dienst kiest de klant een dienst en een geschikte dienstverlener.
• Groepsles publiceert geplande lesmomenten met capaciteit en een optionele wachtlijst.
• Faciliteit laat de klant één specifieke faciliteit of een beschikbare faciliteit van een bepaald type boeken.

Het type wijzigen

Kies het paginatype wanneer je de boekingslink aanmaakt. De instellingen en het boekingsproces zijn afhankelijk van dat type, dus maak een nieuwe link aan als je een ander boekingsmodel nodig hebt.

Manieren om af te spreken

Een link kan Google Meet, Zoom, een telefoongesprek of een afspraak op locatie aanbieden. Als je meer dan één mogelijkheid aanbiedt, kiest de gast tijdens het boeken. Koppel Google of Zoom in Instellingen voordat je automatisch videoafspraken laat maken.

Voeg voor afspraken op locatie het adres, de kamer of het kamernummer en de aankomstinstructies toe. Voor een telefoongesprek is het telefoonnummer van de gast vereist.

Organisatoren en toewijzing

Voeg boekbare werkruimteleden toe als organisatoren. Een link met roulerende toewijzing kiest één beschikbare organisator volgens de geselecteerde rotatiemethode. Bij een gezamenlijke afspraak moeten alle gekozen organisatoren tegelijk beschikbaar zijn. Bij een groepsafspraak kunnen meerdere gasten hetzelfde tijdslot boeken tot de ingestelde limiet.

Overige instellingen

Je kunt bevestiging door de organisator vereisen, terugkerende boekingen inschakelen, regels voor annuleren en verzetten instellen, herinneringen plannen, aangepaste antwoorden verzamelen en het bevestigingsbericht aanpassen. Sommige instellingen zijn afhankelijk van het huidige abonnement.

De dienstlijst samenstellen

1. Maak of bewerk een boekingslink voor diensten.
2. Voeg elke dienst toe met de klantgerichte naam, duur en prijsinstellingen.
3. Kies de teamleden die dit kunnen leveren.
4. Als de dienst een kamer, stoel of ander gedeeld item nodig heeft, kies dan het gewenste resourcetype.
5. Bekijk de openbare pagina voordat je deze deelt.

Hoe een tijdslot wordt gevonden

Clearslot combineert de duur van de dienst met de beschikbaarheid van de dienstverlener, conflicten in externe agenda’s, buffers, limieten en de beschikbaarheid van resources. Als meerdere resources van het vereiste type vrij zijn, kan Clearslot er tijdens het boeken één toewijzen.

De groepsles instellen

De boekingspagina voor groepslessen bevat de gedeelde titel, beschrijving, betaalinstellingen, instructeurs en eventueel een ruimte of resource. De lesmomenten bepalen welke datums, tijden en capaciteit mensen kunnen boeken.

Terugkerende groepslessen

Een sjabloon voor terugkerende groepslessen maakt toekomstige lesmomenten op basis van weekdag, tijd, startdatum en eventueel een einddatum. Je kunt ook een eenmalig lesmoment toevoegen. Als je een lesmoment annuleert, wordt het als geannuleerd gemarkeerd en blijven bestaande boekingsgegevens behouden.

Deel de URL

Gebruik de actie Link kopiëren in de lijst met boekingslinks of op de bewerkingspagina. Test de openbare URL in een privébrowservenster als je dezelfde status wilt zien als een nieuwe bezoeker.

Op een website insluiten

Op de bewerkingspagina vind je de informatie om een boekingspagina in een andere website in te sluiten. De insluiting toont de openbare boekingservaring. Het Clearslot-dashboard wordt niet weergegeven.

Een kanaal volgen

Schakel kanaaltracking in onder Instellingen en maak algemene kanaallinks of kanaallinks voor een specifieke boekingslink. Gebruik een afzonderlijke kanaal-URL voor elke herkomst die je wilt herkennen, zoals een nieuwsbrief of sociaal profiel.

Kies de juiste weergave

• Boekingen toont een lijst met gegevens en kan filteren op aankomende of eerdere boekingen en op status.
• Vandaag toont recente boekings-, betalings- en systeemactiviteit samen met wat er daarna komt.
• Agenda toont boekingen per maand, week of dag.
• Analyse vat boekingsactiviteiten samen voor abonnementen die deze functie bevatten.

Zoeken

Je kunt in Boekingen zoeken op gast, e-mailadres en afspraak. Wis de zoekopdracht of filters als een bekende boeking niet verschijnt.

Beschikbare acties

Boekingen waarvoor bevestiging vereist is, kun je goedkeuren of afwijzen. Bevestigde boekingen kun je annuleren of via de stroom voor verzetten naar een ander tijdstip verplaatsen. Voltooide afspraken kun je waar beschikbaar markeren als voltooid of niet verschenen.

Bij een betaling op locatie kan een manager het saldo als betaald of onbetaald markeren. De online betalings- en terugbetalingsstatus komt van Stripe.

Wat gebeurt er na een wijziging

Clearslot registreert de wijziging en verstuurt de relevante transactionele e-mail. Als schrijven naar agenda’s is ingeschakeld, worden ondersteunde wijzigingen ook verwerkt in de afspraak bij de agendaprovider. Voor betaalde annuleringen gelden de regels voor boeken en terugbetalen.

Gasttoegang

De beheerpagina bevat boekings- en contactgegevens, dus de URL moet als privé worden behandeld. Een gast heeft geen Clearslot-account nodig om er gebruik van te maken.

Als de regels het toestaan, kan de gast annuleren of een nieuw tijdstip kiezen. Een boeking die wacht op bevestiging door de organisator, blijft die status tonen totdat de organisator reageert.

Contactgegevens

Op de pagina Contacten staan de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer als dat is verzameld, het aantal boekingen en de laatste boeking. Met zoeken beperk je de lijst op contactgegevens.

Notities over een contactpersoon zijn voor je werkruimte. Ze worden niet getoond op de openbare boekingspagina of verzonden naar de gast.

Exporten

Export CSV downloadt de huidige contactgegevens voor gebruik buiten Clearslot. Behandel geëxporteerde bestanden als klantgegevens en sla deze dienovereenkomstig op.

Een uitnodiging versturen

1. Open Organisatie en selecteer Leden.
2. Voer het e-mailadres van de persoon in.
3. Kies beheerder of lid.
4. Verstuur de uitnodiging.
5. Verzend indien nodig de uitnodiging opnieuw of trek deze in voor openstaande uitnodigingen.

Rollen

De eigenaar beheert de werkruimte en kan het eigendom overdragen. Beheerders kunnen organisatie-instellingen en leden beheren. Leden gebruiken de planningsfuncties die de werkruimtemachtigingen toestaan.

Verwijder de laatste beheerder niet en verlaag diens rol niet voordat een ander lid die verantwoordelijkheid kan overnemen.

Groepen

Maak een groep voor een afdeling, regio of andere operationele eenheid. Voeg leden toe en kies eventueel groepsbeheerders. Groepen helpen de beheerrechten af te bakenen, maar maken zelf geen boekingsbeschikbaarheid.

Beheerde evenementen

Een sjabloon voor beheerde evenementen geeft toegewezen leden dezelfde configuratie voor boekingslinks. Deze leden kunnen vergrendelde velden niet wijzigen. Gebruik dit wanneer een team consistente titels, duur, manieren van afspreken of regels nodig heeft.

Maak de inventaris aan

1. Open Ruimtes en resources.
2. Maak typen zoals behandelkamer of tennisbaan.
3. Voeg elke echte resource toe en wijs het type ervan toe.
4. Zet de resource actief en voeg een beschrijving toe als het personeel deze nodig heeft.
5. Kies altijd beschikbaar of voeg aangepaste weekuren en uitzonderingen toe.

Boekingsgedrag

Wanneer een dienst een resourcetype vereist, is het tijdslot alleen beschikbaar als er ten minste één actieve resource van dat type vrij is. Lagere sorteernummers hebben voorrang als er meerdere geschikte resources beschikbaar zijn.

Planningsregels voor resources kunnen eigen buffers, een minimale boekingstermijn, limieten en een boekingsvenster toevoegen.

Bouw het formulier

1. Open Routeringsformulieren en selecteer Nieuw formulier.
2. Voeg een titel, beschrijving en URL-slug toe.
3. Voeg velden en selectieopties toe waar nodig.
4. Markeer velden als verplicht wanneer een antwoord nodig is.
5. Schakel het formulier in en kopieer de openbare link.

Veldvolgorde

Verplaats velden omhoog of omlaag om de volgorde voor bezoekers te bepalen. Gebruik duidelijke labels waaruit het verwachte antwoord blijkt, zonder te vertrouwen op voorbeeldtekst.

Voeg een regel toe

1. Kies een veld en operator voor de eerste voorwaarde.
2. Voer de waarde in die moet overeenkomen of selecteer die waarde.
3. Voeg zo nodig meer voorwaarden toe en kies of alle voorwaarden of een van de voorwaarden moeten overeenkomen.
4. Kies de boekingslink, externe URL of aangepast bericht dat voor dat resultaat wordt gebruikt.
5. Stel een standaardbestemming in voor elk antwoord dat niet overeenkomt.

Test de paden

Open het openbare formulier en verzend één antwoordset voor elke regel plus één die de fallback bereikt. Een routeringsformulier kwalificeert en verwijst bezoekers door; er wordt pas een boeking gemaakt als de bezoeker de boekingspagina van de bestemming voltooit.

Voltooi de verbinding

1. Open Instellingen en ga naar Stripe-betalingen.
2. Selecteer Stripe koppelen of Configuratie voltooien.
3. Geef de bedrijfs- en uitbetalingsinformatie op die Stripe aanvraagt.
4. Ga terug naar Clearslot en controleer of het account actief is.

Wat de verbinding doet

Met een actieve koppeling kunnen geschikte boekingslinks online betalingen innen. Stripe verwerkt de betalingen en uitbetalingen. Clearslot registreert de betaalstatus van de boeking en vraagt waar mogelijk een terugbetaling aan als de boekingsregels dat vereisen.

De kosten van Stripe staan los van de prijs van Clearslot. Clearslot rekent geen boekingscommissie.

Betaalwijzen

• Geen betaling laat de klant boeken zonder openstaand betalingssaldo.
• Online betalen vereist een Stripe-betaling voordat de boeking wordt bevestigd.
• Op locatie betalen houdt het verschuldigde bedrag bij de afspraak open.
• Klant kiest laat de klant online of op locatie betalen.

Prijs en valuta

Stel het bedrag en de ondersteunde valuta in op de boekingslink. Controleer na het opslaan de openbare pagina, zodat prijs en betaalwijze duidelijk zijn voordat de klant een tijdslot kiest.

Gratis en betaalde capaciteit

Het gratis abonnement bevat één actieve boekingslink. Betaalde capaciteit is gebaseerd op boekbare personen en boekbare objecten in de werkruimte. Met de openbare prijscalculator kun je het maandbedrag schatten voordat je het abonnement wijzigt.

Factureringsportaal

Als de werkruimte een Stripe-factureringsaccount heeft, kun je via de factureringsknoppen het portaal openen voor betaalwijzen, facturen en abonnementen. Clearslot toont onder Instellingen een waarschuwing wanneer een abonnementsbetaling aandacht nodig heeft.

Wijzig het e-mailadres

1. Open Instellingen en zoek het gedeelte voor aanmeldings-e-mail.
2. Voer het nieuwe e-mailadres in en vraag een bevestigingscode aan.
3. Voer de zescijferige code in die naar het nieuwe adres is verzonden.
4. Gebruik het nieuwe adres wanneer je je de volgende keer aanmeldt.

Wijzig het wachtwoord

Voer onder Wachtwoord & beveiliging het huidige wachtwoord en een nieuw wachtwoord in. Als je het wachtwoord wijzigt, worden andere actieve sessies afgemeld. Als een externe identiteitsprovider het account beheert, moeten mogelijk enkele gegevenswijzigingen bij die provider worden doorgevoerd.

Gebruik Zoom op een boekingslink

1. Verbind Zoom in Instellingen.
2. Maak of bewerk een boekingslink voor afspraken.
3. Onder Hoe jullie elkaar ontmoeten, selecteer Zoom.
4. Bewaar de link en maak een proefboeking.

Verbinding verbreken

Als je Zoom loskoppelt, kan Clearslot geen nieuwe Zoom-afspraken maken. Controleer boekingslinks die nog Zoom aanbieden en kies een andere manier van afspreken voordat je ze opnieuw deelt.

Houd de openbare pagina herkenbaar

Gebruik de bedrijfsnaam en vormgeving die klanten al kennen. Bekijk meer dan één boekingslink, omdat titels, diensten, groepslessen en locatiegegevens de hoeveelheid inhoud rond de merkelementen kunnen veranderen.

Vormgevingsinstellingen zijn afhankelijk van het huidige abonnement. Op de pagina Instellingen staat aangegeven voor welke opties betaalde vormgeving nodig is.