Hvordan kan vi hjælpe?

Før du starter

Brug en e-mailadresse, du har adgang til. Clearslot sender en bekræftelsesmeddelelse under tilmelding og bruger adressen til kontomeddelelser.

Dit arbejdsområde kan repræsentere én person eller et team. Teammedlemskab og bookingkapacitet kan ændres senere.

Tjek kontooplysningerne

1. Log ind, og åbn Indstillinger.
2. Under Konto skal du indtaste det navn, der vises til kolleger og kunder.
3. Vælg den tidszone, der bruges til din tidsplan.
4. Gem kontoindstillingerne.

Tilknyt kontoen

1. Åbn Indstillinger og find integrationer.
2. Vælg Tilknyt Google.
3. Vælg Google-kontoen og godkend den anmodede adgang.
4. Vend tilbage til Clearslot, og bekræft, at Google Calendar er markeret som tilknyttet.

Vælg, hvordan data synkroniseres

Brug som kilde til optagede tider blokerer tidsrum i Clearslot, der overlapper optagede begivenheder i Google Calendar. Skriv bookingbegivenheder føjer bekræftede bookinger i Clearslot til Google Calendar og holder understøttede ændringer synkroniseret.

Eksterne ændringer hentes, når du åbner Kalender eller starter en manuel synkronisering. En tilknyttet kalender erstatter ikke dine ugentlige bookingtider eller planlægningsregler i Clearslot.

Opret siden

1. Åbn bookinglinks fra dashboardet.
2. Vælg Nyt bookinglink og derefter Møde.
3. Indtast en tydelig titel og varighed.
4. Vælg den tilgængelighedsplan, der styrer dens åbningstider.
5. Vælg mindst én mødemetode, og tilføj eventuelle lokationsoplysninger.
6. Gem bookinglinket.

Del linket

Ved hvert bookinglink på listen kan du vælge Kopiér link. Alle med URL'en kan åbne den offentlige bookingside, medmindre du har gjort den privat.

Åbn selv linket, før du sender det. Tjek titlen, de ledige tider, mødeformen, betalingsvalget og bekræftelsesmeddelelsen.

Rediger en tidsplan

1. Åbn tilgængelighed.
2. Vælg den tidsplan, du vil redigere.
3. Under Ugentlige bookingtider slår du dage til eller fra og angiver et eller flere tidsrum for hver åben dag.
4. Vent på bekræftelsen på, at ændringerne er gemt automatisk, før du forlader siden.

Brug mere end én tidsplan

Opret en anden tilgængelighedsplan, når bookinglinks skal have forskellige åbningstider. Konsultationer kan for eksempel bruge én plan, mens hold bruger en anden.

Standardplanen gælder for links, der ikke bruger en anden. Hvis du sletter en plan, bruger de berørte links igen standardplanen.

Tilføj en undtagelse for en bestemt dato

1. Åbn Tilgængelighed, og vælg Undtagelser for bestemte datoer.
2. Vælg Tilføj undtagelse.
3. Vælg en eller flere datoer.
4. Markér dem som utilgængelige, eller angiv tilpassede åbningstider.
5. Vælg, om ændringen gælder for et skema eller alle skemaer.

Gennemgå helligdage

Clearslot bruger landet i dine indstillinger til at vise helligdage. Helligdage blokerer tilgængeligheden, medmindre du slår den enkelte helligdag fra.

Teamadministratorer kan også administrere organisationens helligdage og tilføje egne datoer.

Regler, du kan indstille

• Buffertid før holder tid fri før en booking.
• Buffertid efter holder tid fri efter en booking.
• Minimumsvarsel stopper bookinger i sidste øjeblik.
• Bookingperioden begrænser, hvor langt ud i fremtiden en person kan booke.
• Daglige og ugentlige grænser begrænser antallet af bookinger i disse perioder.

Hvordan reglerne hænger sammen

Et tidsrum vises kun, når det passer med de ugentlige bookingtider, undtagelser for bestemte datoer, helligdage, planlægningsregler, konflikter i tilknyttede kalendere, værtens tilgængelighed og eventuelle nødvendige ressourcer.

Ændringer gælder for nye tilgængelighedsberegninger. Eksisterende bookinger forbliver i kalenderen, medmindre du administrerer dem separat.

Skift hvad du ser

I Kalender kan du se dine bookinger sammen med beregnede ledige tider og begivenheder fra eksterne kalendere. I arbejdsområder med flere personer kan du også skifte mellem personer, og virksomheder med ressourcer kan filtrere efter ressource.

Kalenderlag hjælper med at forklare, hvorfor en periode er åben eller blokeret. De ændrer ikke den underliggende tidsplan. Brug Tilgængelighed til at redigere reglerne.

Åbn en booking

Vælg en booking for at se deltager, tidspunkt, vært, sted, svar, betalingsstatus og tilgængelige handlinger. Ved videobookinger vises en knap til at deltage, når der findes en møde-URL.

Tilgængelige sidetyper

• Hurtig invitation opretter et engangslink til én person og udløber efter brug.
• Møde understøtter en-til-en-møder, fordeling på skift, fællesmøder og gruppemøder.
• Tjeneste lader en kunde vælge en tjeneste og en kvalificeret tjenesteudbyder.
• Hold udgiver planlagte holdgange med deltagergrænse og valgfri venteliste.
• Facilitet lader kunden booke en bestemt facilitet eller en ledig facilitet af en valgt type.

Ændring af type

Vælg sidetype, når du opretter bookinglinket. Indstillingerne og bookingforløbet afhænger af typen, så opret et andet link, hvis du har brug for en anden bookingmodel.

Mødemetoder

Et link kan tilbyde Google Meet, Zoom, telefonopkald eller møde på stedet. Hvis du tilbyder flere muligheder, vælger deltageren under bookingen. Tilknyt Google eller Zoom under Indstillinger, før du bruger automatisk oprettelse af videomøder.

Ved møder på stedet skal du tilføje adresse, lokale eller suite og oplysninger ved ankomst. Telefonopkald kræver deltagerens telefonnummer.

Værter og tildeling

Tilføj medlemmer af arbejdsområdet, der kan bookes, som værter. Ved fordeling på skift tildeles én ledig vært efter den valgte rotationsmetode. Fællesmøder kræver, at alle valgte værter er ledige samtidig. Ved gruppemøder kan flere deltagere booke det samme tidsrum op til den valgte grænse.

Andre indstillinger

Du kan kræve værtsbekræftelse, aktivere tilbagevendende booking, indstille afbestillings- og ombookingsregler, planlægge påmindelser, indsamle svar på egne spørgsmål og tilpasse bekræftelsesmeddelelsen. Nogle indstillinger afhænger af den aktuelle plan.

Opret tjenestelisten

1. Opret eller rediger et tjenestebookinglink.
2. Tilføj hver tjeneste med det navn, kunderne skal se, samt varighed og prisindstillinger.
3. Vælg de teammedlemmer, der kan levere det.
4. Hvis tjenesten har brug for et lokale, en stol eller en anden delt ressource, skal du vælge den nødvendige ressourcetype.
5. Gennemgå den offentlige side, før du deler den.

Sådan findes et tidsrum

Clearslot kombinerer tjenestens varighed med tjenesteudbyderens tilgængelighed, konflikter i eksterne kalendere, buffere, grænser og ressourcernes tilgængelighed. Hvis flere ressourcer af den nødvendige type er ledige, kan Clearslot tildele én under bookingen.

Indstil holdet

Holdsiden indeholder den fælles titel, beskrivelse, betalingsindstillinger, instruktører og et eventuelt lokale eller en ressource. Holdgangene angiver de datoer, tidspunkter og pladser, der kan bookes.

Tilbagevendende hold

En tilbagevendende holdskabelon opretter fremtidige holdgange ud fra ugedag, tidspunkt, startdato og eventuel slutdato. Du kan også tilføje en enkeltstående holdgang. Når du afbestiller en holdgang, markeres den som afbestilt, mens de eksisterende bookingposter bevares.

Del URL'en

Brug Kopiér link på listen med bookinglinks eller redigeringssiden. Test den offentlige URL i et privat browservindue, hvis du vil se siden som en ny besøgende.

Indlejr på et websted

På redigeringssiden finder du oplysningerne til at indlejre en bookingside på et andet websted. Indlejringen viser den offentlige bookingoplevelse og giver ikke adgang til kontrolpanelet i Clearslot.

Spor en kanal

Aktiver kanalsporing under Indstillinger, og opret derefter globale eller begivenhedsspecifikke kanallinks. Brug en separat kanal-URL til hver kilde, du vil identificere, f.eks. et nyhedsbrev eller en profil på sociale medier.

Vælg den rigtige visning

• Bookinger viser poster og kan filtrere kommende, tidligere og statusgrupper.
• I dag viser den seneste booking-, betalings- og systemaktivitet sammen med det næste på programmet.
• Kalender placerer bookinger på en måneds-, uge- eller dagvisning.
• Analyse opsummerer bookingaktiviteten for planer, der omfatter funktionen.

Søg

Du kan søge efter deltager, e-mailadresse og begivenhedstekst. Ryd søgningen eller filtrene, hvis en kendt booking ikke vises.

Tilgængelige handlinger

En booking, der kræver bekræftelse, kan godkendes eller afvises. Bekræftede bookinger kan afbestilles eller flyttes gennem ombookingsforløbet. Afsluttede aftaler kan markeres som gennemført eller som udeblivelse, når disse handlinger er tilgængelige.

Ved betaling på stedet kan en administrator markere saldoen som betalt eller ubetalt. Status for onlinebetaling og refusion kommer fra Stripe.

Hvad sker der efter en ændring

Clearslot registrerer ændringen og sender den relevante transaktionsmail. Når skrivning til kalenderen er aktiveret, overføres understøttede ændringer også til kalenderbegivenheden hos udbyderen. Ved afbestilling af en betalt booking gælder booking- og refusionsreglerne.

Deltageradgang

Administrationssiden indeholder booking- og kontaktoplysninger, så dens URL skal behandles som privat. En deltager behøver ikke en Clearslot-konto for at bruge den.

Hvis reglerne tillader det, kan deltageren afbestille eller vælge et nyt tidspunkt. En booking, der afventer værtens bekræftelse, viser denne status, indtil værten svarer.

Kontaktoplysninger

Siden Kontakter viser navn, e-mailadresse, telefonnummer, hvis det er indsamlet, antal bookinger og seneste booking. Du kan indsnævre listen ved at søge i kontaktoplysningerne.

Noter om en kontakt tilhører dit arbejdsområde. De vises ikke på den offentlige bookingside og sendes ikke til deltageren.

Eksport

Eksportér CSV henter de aktuelle kontaktdata til brug uden for Clearslot. Behandl eksporterede filer som kundedata, og opbevar dem derefter.

Send en invitation

1. Åbn Organisation og vælg Medlemmer.
2. Indtast personens e-mailadresse.
3. Vælg Administrator eller Medlem.
4. Send invitationen.
5. Send invitationen igen, eller tilbagekald den under Afventende invitationer, hvis det er nødvendigt.

Roller

Ejeren styrer arbejdsområdet og kan overdrage ejerskabet. Administratorer kan administrere organisationens indstillinger og medlemmer. Medlemmer kan bruge de planlægningsfunktioner, som tilladelserne for arbejdsområdet giver adgang til.

Fjern eller nedryk ikke den sidste administrator, før et andet medlem kan overtage dette ansvar.

Grupper

Opret en gruppe til en afdeling, region eller anden organisatorisk enhed. Tilføj derefter medlemmer, og vælg eventuelle gruppeadministratorer. Grupper afgrænser administrationen, men opretter ikke i sig selv ledige tider til booking.

Administrerede begivenheder

En administreret begivenhedsskabelon giver tildelte medlemmer den samme opsætning af bookinglink. Låste felter kan ikke ændres af disse medlemmer. Brug dette, når et team har brug for ensartede titler, varigheder, metoder eller politikker.

Opret ressourcerne

1. Åbn Lokaler og ressourcer.
2. Opret typer såsom behandlingsrum eller tennisbane.
3. Tilføj hver reel ressource og tildel dens type.
4. Aktiver ressourcen, og tilføj en beskrivelse, hvis personalet har brug for den.
5. Vælg Altid tilgængelig, eller tilføj tilpassede ugentlige tider og undtagelser.

Sådan bruges ressourcen ved booking

Når en tjeneste kræver en ressourcetype, vises et tidsrum kun, hvis mindst én aktiv ressource af typen er ledig. Ressourcer med et lavere nummer i sorteringsrækkefølgen foretrækkes, når flere egnede ressourcer er ledige.

Ressourcernes planlægningsregler kan tilføje egne buffertider, minimumsvarsler, grænser og bookingperioder.

Opret formularen

1. Åbn Routingformularer, og vælg Ny formular.
2. Tilføj en titel, beskrivelse og URL-slug.
3. Tilføj felter og valgmuligheder, hvor det er nødvendigt.
4. Markér de nødvendige felter som påkrævede.
5. Aktiver formularen, og kopier dens offentlige link.

Feltrækkefølge

Flyt felter op eller ned for at styre den rækkefølge, de vises i. Brug enkle, tydelige etiketter, så det forventede svar fremgår uden en pladsholdertekst.

Tilføj en regel

1. Vælg et felt og en operator for den første betingelse.
2. Indtast eller vælg den værdi, der skal matches.
3. Tilføj flere betingelser, hvis det er nødvendigt, og vælg, om alle eller nogen skal matche.
4. Vælg bookinglinket, den eksterne URL eller den tilpassede meddelelse, der bruges til det resultat.
5. Indstil en standarddestination for hvert umatchede svar.

Test forløbene

Åbn den offentlige formular, og indsend et sæt svar til hver regel samt ét, der ender på standarddestinationen. En routingformular kvalificerer og videresender besøgende. Den opretter først en booking, når den besøgende gennemfører bookingen på destinationssiden.

Fuldfør forbindelsen

1. Åbn Indstillinger og gå til Stripe betalinger.
2. Vælg Tilknyt Stripe eller Fuldfør opsætning.
3. Angiv de forretnings- og udbetalingsoplysninger, Stripe anmoder om.
4. Vend tilbage til Clearslot og bekræft, at kontoen er aktiv.

Hvad forbindelsen gør

En aktiv forbindelse lader relevante bookinglinks modtage onlinebetaling. Stripe håndterer betalings- og udbetalingskontoen. Clearslot registrerer bookingens betalingsstatus og anmoder om understøttede refusioner, når bookingreglerne kræver det.

Stripes transaktionsgebyrer er adskilt fra Clearslots priser. Clearslot opkræver ikke bookingprovision.

Betalingsformer

• Ingen betaling lader kunden booke uden et betalingsbeløb.
• Betal online kræver betaling via Stripe, før bookingen bekræftes.
• Betal på stedet registrerer det beløb, der skal betales ved aftalen.
• Kundens valg lader kunden vælge mellem onlinebetaling og betaling på stedet.

Pris og valuta

Indstil beløbet og den understøttede valuta, som kunden skal se, på bookinglinket. Tjek den offentlige side, når du har gemt, så pris og betalingsvalg er tydelige, før kunden vælger et tidsrum.

Gratis og betalt kapacitet

Den gratis plan omfatter ét aktivt bookinglink. Betalt kapacitet er baseret på personer og aktive objekter, der kan bookes i arbejdsområdet. Den offentlige prisberegner kan anslå månedsprisen, før du ændrer planen.

Faktureringsportal

Når arbejdsområdet har en Stripe-faktureringskunde, kan du åbne den Stripe-hostede portal for at administrere understøttede betalingsformer, fakturaer og abonnementer. Clearslot viser en advarsel under Indstillinger, når en abonnementsbetaling kræver handling.

Skift e-mailadressen

1. Åbn Indstillinger, og find login-e-mail-sektionen.
2. Indtast den nye e-mailadresse og anmod om en bekræftelseskode.
3. Indtast den sekscifrede kode sendt til den nye adresse.
4. Brug den nye adresse, næste gang du logger ind.

Skift adgangskoden

Indtast den nuværende og den nye adgangskode under Adgangskode og sikkerhed. Når du ændrer adgangskoden, logges andre aktive sessioner ud. Hvis en ekstern identitetsudbyder administrerer kontoen, skal nogle loginoplysninger muligvis ændres hos den pågældende udbyder.

Brug Zoom på et bookinglink

1. Tilknyt Zoom under Indstillinger.
2. Opret eller rediger et mødebookingslink.
3. Vælg Zoom under Sådan mødes du.
4. Gem linket og lav en testbooking.

Fjern tilknytningen

Når du fjerner tilknytningen til Zoom, opretter Clearslot ikke længere nye Zoom-møder. Gennemgå bookinglinks, der stadig tilbyder Zoom, og vælg en anden mødeform, før du deler dem igen.

Hold den offentlige side genkendelig

Brug det virksomhedsnavn og visuelle udtryk, som kunderne allerede kender. Se en forhåndsvisning af flere bookinglinks, fordi titler, tjenester, hold og oplysninger om stedet kan ændre mængden af indhold omkring brandelementerne.

Indstillingerne for branding afhænger af den aktuelle plan. Under Indstillinger kan du se, hvilke funktioner der kræver betalt branding.