Comment pouvons-nous vous aider ?

Avant de commencer

Utilisez une adresse e-mail à laquelle vous pouvez accéder. Clearslot envoie un message de vérification lors de l'inscription et utilise l'adresse pour les notifications de compte.

Votre espace de travail peut représenter une personne ou une équipe. La composition de l'équipe et la capacité de réservation peuvent être modifiées ultérieurement.

Vérifiez les détails du compte

1. Connectez-vous et ouvrez Paramètres.
2. Sous Compte, saisissez le nom affiché aux collègues et aux clients.
3. Choisissez le fuseau horaire utilisé pour votre planning.
4. Enregistrez les paramètres du compte.

Connecter le compte

1. Ouvrez Paramètres et recherchez Intégrations.
2. Sélectionnez Connecter Google.
3. Choisissez le compte Google et approuvez l'accès demandé.
4. Retournez à Clearslot et confirmez que Google Calendar est marqué comme connecté.

Choisissez le comportement de synchronisation

L’option Utiliser comme source de périodes occupées bloque les créneaux Clearslot qui chevauchent des événements occupés dans Google Calendar. L’option Écrire les événements de réservation ajoute les réservations Clearslot confirmées à Google Calendar et synchronise les modifications compatibles.

Les modifications externes sont récupérées lorsque vous ouvrez Agenda ou lancez une synchronisation manuelle. Un agenda connecté ne remplace ni vos horaires hebdomadaires Clearslot ni vos règles de planification.

Créer la page

1. Ouvrez Liens de réservation depuis le tableau de bord.
2. Sélectionnez Nouveau lien de réservation, puis Rendez-vous.
3. Entrez un titre et une durée clairs.
4. Choisissez le calendrier de disponibilités qui détermine les horaires proposés.
5. Choisissez au moins un mode de rendez-vous et ajoutez les informations sur le lieu.
6. Enregistrez le lien de réservation.

Partagez-le

La liste des liens de réservation propose l’action Copier le lien pour chaque page. Toute personne disposant de cette URL peut ouvrir la page de réservation publique, sauf si vous avez réglé sa visibilité sur Privée.

Ouvrez vous-même le lien avant de l’envoyer. Vérifiez le titre, les horaires disponibles, le mode de rendez-vous, le choix de paiement et le message de confirmation.

Modifier un horaire

1. Ouvrez Disponibilités.
2. Choisissez l'horaire que vous souhaitez modifier.
3. Sous Heures hebdomadaires, activez ou désactivez les jours ouvrables et définissez un ou plusieurs blocs horaires pour chaque jour ouvert.
4. Attendez la confirmation de l’enregistrement automatique avant de quitter la page.

Utiliser plusieurs programmes

Créez un autre horaire lorsque différents liens de réservation nécessitent des heures différentes. Par exemple, les consultations peuvent utiliser un horaire tandis que les cours en utilisent un autre.

Le calendrier par défaut s’applique aux liens qui n’en utilisent pas un autre. Si vous supprimez un calendrier, les liens concernés reviennent au calendrier par défaut.

Ajouter une exception par date

1. Ouvrez Disponibilités et sélectionnez Exceptions par date.
2. Sélectionnez Ajouter une exception.
3. Choisissez une ou plusieurs dates.
4. Marquez-les comme indisponibles ou saisissez des heures personnalisées.
5. Choisissez si la modification s'applique à un horaire ou à tous les horaires.

Vérifier les jours fériés

Clearslot utilise le pays dans vos paramètres pour répertorier les jours fériés. Les jours fériés bloquent la disponibilité, sauf si vous désactivez un jour férié individuel.

Les administrateurs d'équipe peuvent également gérer les paramètres de congés de l'organisation et les dates d'entreprise personnalisées.

Règles disponibles

• Le temps tampon avant conserve du temps libre avant une réservation.
• Le temps tampon après conserve du temps libre après une réservation.
• Le délai de prévenance minimal arrête les réservations de dernière minute.
• La fenêtre de réservation limite la période dans laquelle une personne peut réserver.
• Les limites quotidiennes et hebdomadaires plafonnent le nombre de réservations au cours de ces périodes.

Comment les règles se combinent

Un créneau n’apparaît que s’il respecte les horaires hebdomadaires, les exceptions par date, les jours fériés, les règles de planification et les conflits des agendas connectés, et si l’organisateur ainsi que toutes les ressources requises sont disponibles.

Les modifications s'appliquent aux nouveaux calculs de disponibilité. Les réservations existantes restent dans le calendrier, sauf si vous les gérez séparément.

Modifiez ce que vous voyez

L'espace de travail Calendrier peut afficher vos réservations ainsi que la disponibilité calculée et les événements de calendrier externes. Les espaces de travail d'équipe peuvent également changer de personne consultée, et les entreprises basées sur des ressources peuvent filtrer par ressource.

Les couches de l’agenda indiquent pourquoi une période est ouverte ou bloquée. Elles ne modifient pas les disponibilités sous-jacentes. Utilisez Disponibilités pour modifier les règles.

Ouvrir une réservation

Sélectionnez une réservation pour consulter le participant, l’horaire, l’organisateur, le lieu, les réponses, l’état du paiement et les actions disponibles. Pour un rendez-vous vidéo, l’option permettant de le rejoindre apparaît lorsqu’une URL est disponible.

Types de pages disponibles

• L'invitation rapide crée un lien à usage unique pour une personne et expire après utilisation.
• Rendez-vous prend en charge les modèles individuels, avec attribution à tour de rôle, collectifs et de groupe.
• Prestation permet à un client de choisir une prestation et un prestataire éligible.
• Cours collectif publie des séances planifiées avec une capacité et une liste d’attente facultative.
• Espace permet de réserver une ressource précise ou une ressource disponible d’un type donné.

Changer le type

Choisissez le type de page lorsque vous créez le lien de réservation. Les paramètres et le flux de réservation dépendent de ce type, créez donc un autre lien si vous avez besoin d'un modèle de réservation différent.

Méthodes de rendez-vous

Un rendez-vous peut avoir lieu sur Google Meet, Zoom, par téléphone ou sur place. Si vous proposez plusieurs modes, le client choisit lors de la réservation. Connectez Google ou Zoom dans Paramètres avant d’activer la création automatique des visioconférences.

Pour les rendez-vous sur place, ajoutez l’adresse, la salle ou les précisions utiles, ainsi que les instructions d’arrivée. Pour un appel téléphonique, le numéro du participant est nécessaire.

Organisateurs et affectation

Ajoutez comme organisateurs les membres de l’espace de travail disponibles à la réservation. Les liens avec attribution à tour de rôle choisissent un organisateur disponible selon la méthode définie. Un rendez-vous collectif exige que tous les organisateurs soient disponibles. Un rendez-vous de groupe accepte plusieurs participants dans le même créneau, jusqu’à la limite configurée.

Autres commandes

Vous pouvez exiger la confirmation de l’organisateur, activer les réservations récurrentes, définir les conditions d’annulation et de reprogrammation, planifier des rappels, recueillir des réponses personnalisées et adapter le message de confirmation. Certaines commandes dépendent de l’offre en cours.

Construire la liste de prestations

1. Créez ou modifiez un lien de réservation de prestation.
2. Ajoutez chaque prestation avec son nom, sa durée et ses paramètres de prix destinés au client.
3. Choisissez les membres de l’équipe qui peuvent assurer chaque prestation.
4. Si la prestation a besoin d'une salle, d'une chaise ou d'un autre élément partagé, choisissez le type de ressource requis.
5. Consultez la page publique avant de la partager.

Comment trouver un créneau

Clearslot combine la durée de la prestation avec la disponibilité du prestataire, les conflits de calendrier externe, les tampons, les limites et la disponibilité des ressources. Si plusieurs ressources du type recherché sont disponibles, Clearslot peut en attribuer une au moment de la réservation.

Configurer le cours collectif

La page du cours contient le titre partagé, la description, les paramètres de paiement, les instructeurs et la salle ou la ressource facultative. Les séances indiquent les dates, les heures et la capacité que les participants peuvent réserver.

Cours récurrents

Un modèle récurrent crée les prochaines séances à partir du jour de la semaine, de l’heure, de la date de début et, le cas échéant, de la date de fin. Vous pouvez aussi ajouter une séance unique. L’annulation d’une séance conserve les réservations existantes, mais marque la séance comme annulée.

Partager l’URL

Utilisez Copier le lien depuis la liste des liens de réservation ou la page de modification. Testez l’URL publique dans une fenêtre de navigateur privée si vous souhaitez voir le même état qu'un nouveau visiteur.

Intégrer sur un site web

La page de modification fournit le code qui permet d’intégrer une page de réservation à un autre site web. Seul le parcours de réservation public est affiché ; le tableau de bord Clearslot reste inaccessible.

Suivre un canal

Activez le suivi des canaux dans Paramètres, puis créez des liens par canal globaux ou spécifiques à un événement. Utilisez une URL distincte pour chaque canal pour chaque source que vous souhaitez identifier, comme une newsletter ou un profil social.

Choisissez la bonne vue

• Réservations répertorie les dossiers et permet de filtrer les réservations à venir ou passées, ainsi que leur statut.
• Aujourd'hui affiche les réservations récentes, les paiements et l'activité du système ainsi que les prochaines étapes.
• Agenda affiche les réservations dans une vue mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne.
• Analyse résume l’activité de réservation pour les offres qui incluent cette fonctionnalité.

Recherche

La recherche de réservations accepte les textes des invités, des e-mails et des événements. Effacez la recherche ou les filtres lorsqu'une réservation connue n'apparaît pas.

Actions disponibles

Une demande de réservation qui exige une confirmation peut être approuvée ou refusée. Une réservation confirmée peut être annulée ou reprogrammée. Une fois le rendez-vous terminé, vous pouvez le marquer comme effectué ou signaler que le participant ne s’est pas présenté, si ces options sont disponibles.

Pour un paiement sur place, un gestionnaire peut marquer le solde payé ou impayé. Le statut du paiement et du remboursement en ligne provient de Stripe.

Que se passe-t-il après une modification

Clearslot enregistre la modification et envoie l’e-mail transactionnel correspondant. Si l’écriture dans l’agenda est activée, les modifications prises en charge sont également appliquées à l’événement externe. L’annulation d’une réservation payante suit les conditions de réservation et de remboursement.

Accès invité

La page de gestion contient les informations de réservation et les coordonnées du participant. Son URL doit donc rester privée. Le participant n’a pas besoin d’un compte Clearslot pour l’utiliser.

Si les règles le permettent, le participant peut annuler ou choisir un nouvel horaire. Une demande en attente conserve ce statut jusqu’à la réponse de l’organisateur.

Contacts

La page Contacts répertorie le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone lors de la collecte, le nombre de réservations et la dernière réservation. La recherche réduit la liste par coordonnées.

Les notes d’un contact sont réservées à votre espace de travail. Elles ne figurent pas sur la page de réservation publique et ne sont pas envoyées au client.

Exportations

Exporter au format CSV télécharge les données de contact actuelles pour une utilisation en dehors de Clearslot. Traitez les fichiers exportés comme des données client et stockez-les en conséquence.

Envoyer une invitation

1. Ouvrez Organisation et sélectionnez Membres.
2. Entrez l'adresse e-mail de la personne.
3. Choisissez Administrateur ou Membre.
4. Envoyez l’invitation.
5. Renvoyez ou révoquez une invitation en attente si nécessaire.

Rôles

Le propriétaire contrôle l'espace de travail et peut en transférer la propriété. Les administrateurs peuvent gérer les paramètres et les membres de l'organisation. Les membres utilisent les fonctionnalités de planification autorisées par les autorisations de l'espace de travail.

Ne supprimez ou ne rétrogradez pas le dernier administrateur jusqu'à ce qu'un autre membre puisse assumer cette responsabilité.

Groupes

Créez un groupe pour un département, une région ou une autre unité opérationnelle, puis ajoutez des membres et choisissez les administrateurs du groupe. Les groupes facilitent l'administration de la portée ; ils ne créent pas eux-mêmes la disponibilité des réservations.

Événements gérés

Un événement géré donne aux membres concernés la même configuration de lien de réservation. Ils ne peuvent pas modifier les champs verrouillés. Utilisez ce modèle lorsqu’une équipe doit partager des titres, durées, modes de rendez-vous ou règles cohérents.

Créer l'inventaire

1. Ouvrez Espaces et ressources.
2. Créez des types tels qu'une salle de soins ou un court de tennis.
3. Ajoutez chaque ressource réelle et attribuez son type.
4. Définissez la ressource comme active et ajoutez une description si le personnel en a besoin.
5. Choisissez toujours disponible ou ajoutez des heures hebdomadaires personnalisées et des exceptions.

Comportement de réservation

Lorsqu’une prestation exige un type de ressource, le créneau n’est disponible que si au moins une ressource active de ce type est libre. Lorsque plusieurs ressources conviennent, celles dont le numéro d’ordre est le plus bas sont attribuées en premier.

Les règles de planification d’une ressource peuvent définir ses propres temps tampons, délais de prévenance, limites et fenêtre de réservation.

Construire le formulaire

1. Ouvrez les formulaires d’acheminement et sélectionnez Nouveau formulaire.
2. Ajoutez un titre, une description et un identifiant d’URL.
3. Ajoutez des champs et des options de sélection si nécessaire.
4. Marquez les champs nécessaires comme obligatoires.
5. Activez le formulaire et copiez son lien public.

Ordre des champs

Déplacez les champs vers le haut ou vers le bas pour contrôler l'ordre que voient les visiteurs. Utilisez des étiquettes simples qui indiquent clairement la réponse attendue sans vous fier au texte d'espace réservé.

Ajouter une règle

1. Choisissez un champ et un opérateur pour la première condition.
2. Entrez ou sélectionnez la valeur correspondante.
3. Ajoutez plus de conditions si nécessaire et choisissez si tout ou partie doit correspondre.
4. Choisissez le lien de réservation, l’URL externe ou le message personnalisé à afficher pour ce résultat.
5. Définissez une destination par défaut pour chaque réponse sans correspondance.

Tester les chemins

Ouvrez le formulaire public et envoyez un jeu de réponses pour chaque règle, puis un autre qui atteint la destination de repli. Un formulaire d’acheminement qualifie et redirige les visiteurs ; il ne crée une réservation qu’une fois la page de réservation de destination remplie.

Terminer la connexion

1. Ouvrez les paramètres et accédez aux paiements Stripe.
2. Sélectionnez Connecter Stripe ou Terminer la configuration.
3. Fournissez les informations sur l’entreprise et les paiements demandées par Stripe.
4. Retournez à Clearslot et confirmez que le compte est actif.

À quoi sert la connexion

Une connexion active permet aux liens admissibles d’encaisser le paiement en ligne. Stripe gère le compte de paiement et les versements. Clearslot enregistre le statut du paiement et demande les remboursements pris en charge lorsque les conditions de réservation l’exigent.

Les frais de traitement de Stripe sont distincts des tarifs Clearslot. Clearslot n’ajoute aucune commission de réservation.

Modes de paiement

• Aucun paiement permet au client de réserver sans solde de paiement.
• Le paiement en ligne exige que Stripe confirme le paiement avant la réservation.
• Payer sur place suit le montant dû pour la collecte au rendez-vous.
• Le choix du client permet au client de choisir le paiement en ligne ou sur place.

Prix et devise

Définissez le montant et une devise prise en charge sur le lien de réservation. Après l’enregistrement, vérifiez la page publique pour vous assurer que le prix et les modes de paiement sont clairs avant le choix d’un créneau.

Capacité gratuite et payante

Le forfait gratuit comprend un lien de réservation actif. La capacité payante est basée sur les personnes et les ressources physiques réservables dans l'espace de travail. Le calculateur de tarification public peut estimer le total mensuel avant que vous changiez de forfait.

Portail de facturation

Lorsque l’espace de travail possède un compte de facturation Stripe, les commandes de facturation peuvent ouvrir le portail hébergé pour gérer le mode de paiement, les factures et l’abonnement. Clearslot affiche un avertissement dans les paramètres lorsqu’un paiement d’abonnement exige votre intervention.

Modifier l’adresse e-mail

1. Ouvrez les paramètres et recherchez la section e-mail de connexion.
2. Entrez la nouvelle adresse e-mail et demandez un code de confirmation.
3. Entrez le code à six chiffres envoyé à la nouvelle adresse.
4. Utilisez la nouvelle adresse la prochaine fois que vous vous connecterez.

Changer le mot de passe

Entrez le mot de passe actuel et un nouveau mot de passe sous Mot de passe et sécurité. La modification du mot de passe déconnecte les autres sessions actives. Si un fournisseur d'identité externe gère le compte, certaines modifications des informations d'identification devront peut-être être apportées à ce fournisseur.

Utilisez Zoom sur un lien de réservation

1. Connectez Zoom dans Paramètres.
2. Créez ou modifiez un lien de réservation pour les rendez-vous.
3. Sous Comment vous allez vous rencontrer, sélectionnez Zoom.
4. Enregistrez le lien et effectuez une réservation test.

Déconnexion

Après la déconnexion de Zoom, Clearslot ne peut plus créer de nouveaux rendez-vous Zoom. Vérifiez les liens de réservation qui proposent encore Zoom et choisissez un autre mode de rendez-vous avant de les partager à nouveau.

Garder la page publique reconnaissable

Utilisez le nom de l'entreprise et les paramètres visuels que les clients connaissent déjà. Prévisualisez plusieurs liens de réservation, car les titres, prestations, cours collectifs et informations sur le lieu peuvent modifier la quantité de contenu autour des éléments de la marque.

Les options d’identité visuelle dépendent de l’offre actuelle. Dans Paramètres, les options qui exigent une offre payante sont clairement indiquées.